Hotel and Registration Consultant

Congrex arrangerar kongresser, möten och utställningar på uppdrag av nationella och internationella organisationer, föreningar, företag och myndigheter. Vår affärside är att erbjuda kompletta tjänster för samordning och genomförande av kongresser och möten. Uppdragen varierar i storlek från mindre regionala möten till större internationella kongresser med tusentals deltagare. Congrex grundades 1982 som en självständig privatägd företagsgrupp med kontor i Sverige, Nederländerna, Storbritannien, Venezuela och Panama. I Sverige finns kontor i Stockholm, Uppsala och Göteborg med sammanlagt 60 anställda. Vi söker nu en Hotel and Registration Consultant till vårt Stockholmskontor. Dina huvudsakliga ansvarsområden kommer att vara: - Tillsammans med projektledaren lägga upp kongressen i vårt registreringssystem samt för Internetregistrering. - Lägga upp hotell allotment. - Löpande hantera inkomna anmälningar - Regelbundet skicka ut bekräftelsebrev. - Korrespondens med delegater. - Hantera speciella registrerings- och hotellönskemål för utställare, sponsorer, press, medlemmar, stipendiater, abstract submitters m fl. - Registrera inkomna betalningar. - Efter kongress göra ekonomisk avstämning av deltagaravgifter, stipendiater samt inbjudna talare. - Kontera hotellfakturor samt bevakning och avstämning av hotellprovisioner. - Erbjuda gruppregistrering när företag önskar anmäla fler än 10 delegater. - Bevaka gruppernas deadlines och betalning samt registrera betalningen. - Planera samt ha yttersta ansvar för gruppregistrering av deltagare på plats. - Ta emot intresseanmälningar för hotellbokningar från företag och resebyråer. - Bevaka deadlines i hotellkontrakten. - Förmedla ändringar och önskemål mellan företag/resebyrå samt hotell. - Stämma av och kontera hotellfakturor. - Göra slutlig ekonomisk avstämning av gruppernas betalningar. -Göra slutlig ekonomisk avstämning med bokföringen. KVALIFIKATIONER: - Erfarenhet av liknande arbete inom mötesbranchen - Mycket goda kunskaper i engelska i tal och skrift - Goda kunskaper i Microsoft Office, Excel, Word, Outlook - Grundläggande ekonomikunskaper - Utbildning inom Affärsturism eller Hotell PERSONLIGA EGENSKAPER: - Kundfokuserad och serviceinriktad - Noggrann, strukturerad - Flexibel - God teamspelare