Hotellkoordinator – samordna logi under Malmöforumet

Kansliet för Malmöforumet, sekretariatet för analys och internationell verksamhet, Utbildningsdepartementet

Är du intresserad av frågor rörande hågkomst av Förintelsen och bekämpande av antisemitism och andra former av rasism? Har du erfarenhet av att jobba med större projekt och liknande konferenser? Då kan vi erbjuda dig ett intressant och omväxlande arbete i en händelserik arbetsmiljö. 

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
På Utbildningsdepartementet är vi stolta över vår arbetsplats och att vi levererar underlag med omdöme och hög kvalitet till Sveriges regering. Om du, liksom vi, tycker att det är viktigt att vi vårdar en kultur som präglas av respekt, tillit och arbetsglädje så ser vi fram emot att få ta del av din ansökan.

Malmöforumet är en internationell konferens för hågkomst av Förintelsen och bekämpande av antisemitism. Till Forumet har statsministern bjudit in stats- och regeringschefer, forskare, experter och civilsamhällesorganisationer från cirka 50 länder och 30 organisationer. Forumet kommer äga rum i Malmö under oktober 2021. Malmöforumets kansli, som du kommer bli en del av, arbetar med förberedelser och genomförande av forumet.

Dina arbetsuppgifter innebär samordning av logi för delegationer som kommer delta vid Malmöforumet. Du kommer sammanställa deltagarlistor från deltagarhanteringssystemet och i samarbete med hotellen fördela hotellrum för samtliga berörda delegationer, leverantörer och arbetande personal. Som kontaktperson till hotell, berörda myndigheter och berörda i Regeringskansliet säkerställer du att samtliga får relevant information för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Vidare kommer du samordna och säkerställa att logistikflödena fungerar under genomförandet. Du kommer bland annat att samordna delegationernas incheckning, delegationernas eventuella kostförbehåll samt vid temporär möblering i allmänna ytor för t.ex.  informationsdisk. Vissa administrativa arbetsuppgifter kan förekomma.

Läs mer om Utbildningsdepartementet på www.regeringen.se och om Malmöforumet på www.government.se.

Din bakgrund
Vi söker dig med relevant utbildning tillsammans med relevant arbetslivserfarenhet. Du har erfarenhet från i större projekt med projektadministration och erfarenhet liknande större konferenser eller evenemang. Det krävs goda språkkunskaper i engelska. Vidare behöver du ha goda kunskaper i DHS (SharePoint), Officepaketet och mycket goda kunskaper i Excel.  

Meriterande:


• erfarenhet av arbete med större internationella konferenser
• erfarenheter av arbete med möteslogistik
• erfarenhet av arbete i en politisk styrd organisation
• kunskaper om Regeringskansliets organisation och arbetsformer
• språkkunskaper utöver svenska och engelska

Dina egenskaper
För att trivas och passa i rollen är du initiativtagande och driven. Du är van vid självständigt arbete men har samtidigt en utpräglad lagkänsla. Då arbetet innebär många kontaktpunkter, har du lätt för att skapa, upprätthålla och utveckla goda relationer. Ditt arbetssätt präglas av noggrannhet och du har förmåga till att se såväl helheten som detaljer. Du har förmåga till snabb anpassning till förändrade förutsättningar. Det krävs även hög integritet och gott omdöme i avvägningar och beslut. Meriterande är förståelse för arbete i politiskt styrd organisation.

Övrigt
Tidsbegränsad anställning från den 16 augusti 2021 till och med den 31 oktober 2021.

En säkerhetsprövning kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Petra Mårselius som är kanslichef, på 08-405 40 44. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Elin Sundqvist på 08-405 92 14. Fackliga kontaktpersoner är Karin Flemström för Saco och Felicia Schartner Giertta för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 13 juni 2021.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Utbildningsdepartementet, som är ett av elva departement, ansvarar för frågor som rör förskoleverksamhet, förskoleklass, grundskola och övriga obligatoriska skolformer, skolbarnsomsorg, gymnasieskola, vuxenutbildning, folkbildning, universitet och högskola, forskning och studiefinansiering.