Huvudregistrator

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Malmö har utvecklats till en spännande stad som lockar såväl människor som företag och i detta expansiva skede står Malmö stad inför flera utmaningar där Stadsbyggnadskontoret har en viktig roll. På stadsbyggnadskontoret arbetar 200 personer med att planera och utveckla Malmö. Stadsbyggnadskontoret är myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor och arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, bygganmälan, mätning och kartläggning samt service åt bostadsmarknadens parter.

Enheten juridik och kansli har fem medarbetare och ansvarar för förvaltningens huvudregistratur, stadsbyggnadsnämndens kansli, juridiskt stöd till verksamheten och administrativt stöd till förvaltningschefen. Inom enheten finns huvudregistrator, registrator, nämndssekreterare, nämndsadministratör, jurist och direktörssekreterare.



ARBETSUPPGIFTER
Som huvudregistrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Du arbetar med dokument- och ärendehantering kopplat till process och IT-stöd. Det är till dig medarbetare, allmänheten, massmedia m.fl. vänder sig för att hitta rätt i organisationen och få kunskap om Stadsbyggnadsnämndens ärenden och beslut. Huvudregistrator har huvudansvar för utveckling av kontorets diarium, ansvar för att upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring, är systemansvarig för kontorets dokument- och ärendehanteringssystem (Platina) och är en viktig del i att upprätthålla en transparent organisation. Huvudregistrator ska självständigt kunna arbeta med att bedöma och hantera allmänna handlingar i enlighet med regelverket och interna bestämmelser. Du ansvarar för den centrala postöppningen och fördelar inkommande post, diarieför, rättidsprövar överklagade beslut och lämnar ut uppgifter och handlingar. Huvudregistrator har en konsultativ roll och i uppgifterna ingår att samordna och utbilda registratorer och handläggare i det fortsatta arbetet med att digitalisera ärendeprocessen inom förvaltningen. En viktig del i arbetet är att tillsammans med övriga medarbetare ständigt förbättra rutiner och processer. Ditt arbete innebär många interna och externa kontakter.

Tjänsten innefattar även uppgifter som administrativt stöd till Stadsbyggnadsnämnden. I rollen arbetar du nära Stadsbyggnadsnämnden och bistår med administration och registrering av nämndens handlingar, upprättande av kallelser och protokoll.


KVALIFIKATIONER
Du har god erfarenhet av registratorsarbete och administration i offentlig förvaltning och vi vill att du har kännedom om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Har du dessutom ett genuint intresse för samhällsfrågor ser vi det som positivt. Du har en samhällsvetenskaplig högskoleutbildning eller motsvarande kompetens. Du har vana av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem och gärna erfarenhet av att arbeta med ärendeprocesser. Du behärskar svenska och engelska i tal och skrift samt är van användare av Officepaketet. Erfarenhet av IT-stödet Platina är meriterande och vi hoppas du är intresserad av IT-frågor och kanske idag är eller har varit systemansvarig.

Du har god kommunikations- och samarbetsförmåga. Struktur, noggrannhet och ordningssinne är en förutsättning för ett professionellt utförande av arbetsuppgifterna. Du kan arbeta självständigt såväl som i grupp. Du är omdömesgill och van att planera och fullfölja ditt arbete. Du har god problemlösningsförmåga och tar egna initiativ för att lösa de frågor som dyker upp. Du trivs med att ha många kontakter och uppgifter på gång samtidigt.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till 0771-704 704. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.