Huvudregistrator/sekreterare till Myndighetsavdelningen

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Tillsammans gör vi skillnad!
Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att ge alla Malmös elever samma möjligheter att lyckas i skolan och nå goda resultat. Förvaltningen ska även skapa de bästa förutsättningarna för de medarbetare som möter våra elever och deras vårdnadshavare. Oavsett arbetsuppgifter så innebär ett arbete i grundskoleförvaltningen att göra skillnad för våra 24 000 elever. Tillsammans med 4 300 kollegor kan du vara med i skapandet av framtidens skola.


Grundskoleförvaltningens myndighetsavdelning har för närvarande 22 medarbetare. Myndighetsavdelningens uppdrag är att stödja förvaltningen och rektor i myndighetsfrågor. Avdelningen är under successiv uppbyggnad och uppdragen utvecklas över tid utifrån de behov som finns i förvaltningen. Avdelningen har en rad olika specialistkompetensområden som ärende- och dokumenthantering, myndighetsutövning/utredning och handläggning av underlag för ersättning till enskilda grundskolor, strategiskt stöd inom områdena trygghet och säkerhet samt upphandling, förvaltningsövergripande utredningar inom myndighetsavdelningens ansvarsområden och samordning av nätverk för skolenheternas administratörer.

Till kanslifunktionen på myndighetsavdelningen söker vi nu en huvudregistrator på heltid. I kanslifunktionen ingår förutom huvudregistrator befattningarna: arkivarie, nämndsekreterare och registrator/sekreterare.

ARBETSUPPGIFTER
Som huvudregistrator ansvarar du för registrering av handlingar på förvaltningsövergripande nivå samt administration och ärendefördelning i enlighet med rutiner. I rollen ingår ett övergripande ansvar för posthanteringen i förvaltningen och t ex att utarbeta riktlinjer. Du ansvarar för utlämningen av handlingar och sekretessbedömning av dessa och utgör ett förvaltningsövergripande stöd och är rådgivare gällande denna ärendetyp. Du ansvarar för implementeringen och utvecklingen av ärende- och dokumenthanteringen i förvaltningen. Huvudregistrator är superanvändare i Platina (ärende- och dokumenthanteringssystemet) och ger stöd i Platina på förvaltningsövergripande nivå och ansvarar bl a för utbildningsinsatser. Du ansvarar likaså för administration av NetPublicator t ex tilldelning av behörigheter.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till 0771-704 704. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.

KVALIFIKATIONER
Vi söker en medarbetare med akademisk examen, möjligen med inriktningen juridik eller inriktning mot offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren finner likvärdig. Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift. Juridisk kompetens gällande offentlighets- och sekretesslagstiftning, förvaltnings- och kommunallag är önskvärd. Vi söker dig som har gedigen erfarenhet inom området. Erfarenhet och kunskaper om ett flertal av ovan beskrivna arbetsuppgifter är meriterande liksom erfarenhet från arbete inom offentlig förvaltning gärna inom kommunal administration. Som person är du välorganiserad och strukturerad, du tycker om att arbeta i team. Du kan på ett konstruktivt, pedagogiskt och lösningsfokuserat sätt samarbeta och kommunicera med alla delar av organisationen. Du är lyhörd och smidig, och har en god förmåga att upprätthålla nätverk såväl inom som utom förvaltningen. Du ska trivas med ett jämnt högt arbetstempo och ha ett intresse för att arbeta med service och att följa befintliga rutiner för arbetet. Du ska lätt kunna förhålla dig till förändrade omständigheter. Vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.