Inköpssamordnare

I Mölndals stad är vi stolta över att ha Sveriges viktigaste jobb där vi tillsammans skapar bästa möjliga vardag för våra medborgare. Med mod och kreativitet utvecklar vi våra verksamheter och bidrar till att Mölndal blir en ännu bättre plats att leva och jobba i. Välkommen att göra skillnad i människors vardag varje dag!

Söker du ett arbete där du själv får växa samtidigt som du skapar välfärd? Där du har möjlighet att påverka och göra skillnad för såväl medborgare som företagare? Vi erbjuder dig en stimulerande arbetsplats där du kan utvecklas och där vi tillsammans bidrar till att uppfylla stadens vision.

Vill du vara med och utveckla stadens strategiska inköpsarbete? Upphandlingsenheten har fått flera strategiska uppdrag, såsom införande av kategoristyrt inköp och en stadsgemensam inköpsprocess, och kommer därför utökas med fem tjänster under 2021. Stadens huvudsakliga försörjning av varor och tjänster tillgodoses genom ramavtal som den centrala upphandlingsenheten ansvarar för att tillhandahålla.

Upphandlingsenheten har idag tio medarbetare som är placerade i stadshuset, där upphandlare, inköpssamordnare och avtalscontroller jobbar tillsammans i en grupp med hög kompetens och stort engagemang. Det övergripande målet är att genom bra upphandlingar och utvecklad e-handel effektivisera stadens inköp.




ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten avser tillsvidareanställning som inköpssamordnare på den centrala upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten består av kompetenta medarbetare där du dagligen får ett inspirerande utbyte av erfarenheter och möjlighet att utveckla dina kunskaper inom offentlig upphandling. Vi erbjuder en tjänst i en positiv miljö i en organisation med specialistkunskaper inom många områden som verkar ur ett samhällsperspektiv.

Som en av enhetens två inköpssamordnare är dina huvudsakliga arbetsuppgifter att driva och utveckla e-handelsarbetet i ett nära samarbete med ekonomiavdelningen. Du medverkar till en god utveckling av arbetsmetoder och rutiner i syfte att nå ökad avtalstrohet och en kvalitetssäkrad process. Du utbildar och registrerar användare, administrerar behörigheter och ger bästa möjliga stöd och service till stadens verksamheter i inköpsfrågor. Arbetet innebär kontakter med både den interna verksamheten och med leverantörer och du tar ett särskilt ansvar för att beställningsflödena fungerar inom staden och ut till leverantören.

I arbetsuppgifterna ingår att ansluta och integrera leverantörer till inköpssystemet. Du bidrar till att rutinerna kring inköp fungerar och till att fånga upp samverkansbehov och därigenom möjliggöra smartare inköp med stadens bästa i fokus. I det arbetet informerar och utbildar du om avtal, riktlinjer, instruktioner, beställningskanaler och inköpssystem. Du utvecklar även digitala utbildningar i linje med stadens digitaliseringsstrategi och söker ständigt efter att effektivisera arbetssätten kring stadens inköp.

Rollen innebär även en del förekommande administrativa uppgifter på enheten såsom inköp, arkivering och posthantering. Du kan även komma att behöva stötta stadens verksamheter vid direktupphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning med inriktning mot ekonomi, administration, inköp/upphandling eller annan utbildning alternativt mångårig arbetslivserfarenhet arbetsgivaren bedömer likvärdig. Erfarenhet av att arbeta med inköpsfrågor i offentlig sektor är ett krav. Att du har stor systemvana, erfarenhet av att hantera stora datamängder samt bearbeta och analysera data genom mycket goda kunskaper i Excel ser vi som en självklarhet. Har du arbetat med de IT-system vi använder oss av (Visma Proceedo, TendSign och Unit4) är det också meriterande. Det är även meriterande om du har erfarenhet av att utforma och genomföra digitala utbildningar.

I rollen som inköpssamordnare krävs att du är en god kommunikatör med känsla för kvalitet, effektivitet och service och att du trivs med att samverka och samarbeta med andra aktörer. Som person är du strukturerad, analytisk, noggrann och lösningsfokuserad. Du kan arbeta självständigt, är flexibel och har god förmåga att prioritera och kan driva på ditt eget och andras arbete så att resultat nås. Du delar med dig av dina kunskaper både internt på avdelningen samt till övriga verksamheter på ett pedagogiskt och serviceinriktat sätt.

Den samordnande rollen med många kontakter och rollen som ansiktet utåt för enheten gör att vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och att du kompletterar de andra i gruppen. För att trivas hos oss är du trygg i dig själv och i din yrkesroll samt behåller ett realistiskt helhetsperspektiv och rätt fokus i situationer som kan upplevas pressande. Du tar eget ansvar i ditt arbete och driver arbetet framåt inom de ramar som finns, men vi ser även gärna att du är kreativ i ditt tankesätt. För dig är det viktigt att se resultat och alltid slutföra dina projekt. Du är pedagogisk och känner dig bekväm med att prata inför grupp.

För att lyckas i tjänsten krävs det att du kan arbeta med deadlines, att du tycker om att arbeta i flera olika projekt samtidigt samt att du ser möjligheter istället för hinder. Eftersom enheten är mitt i en utvecklingsresa vill vi att du som söker är förändringsbenägen har stor anpassningsförmåga.

Du har vidare förmåga och erfarenhet av att samordna och driva processer med många olika intressenter. Du tar initiativ och ansvar för att arbetet går framåt, oavsett om du arbetar ensam eller tillsammans med andra. Du har förmåga att presentera information och idéer, såväl muntligt som skriftligt. Du uttrycker kärnan i ett budskap på ett tydligt och effektivt sätt. Du bidrar med nya idéer och perspektiv i arbetsrelaterade frågor samt i situationer som behöver lösas. Du är nyfiken, stimulerar till dialog och ifrågasättande samt har förmåga att se mer än en möjlig lösning.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet.


ÖVRIGT
Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Behöver du hjälp med att söka tjänsten? Kontakta kundservice på 0771-693 693.

Vi vill upplysa om att din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.