Intern Administratör med marknadsföringsuppgifte

Verksamhetsbeskrivning

Administratörens uppogifter syftar till att minska administrationstiden för kontorschefen så att denna kan fokusera på utvecklingen av verksamheten . Bidra till ökad marknadsföring och kundvård.
Vara en resurs så att kontoret håller hög kvalitet och säkra rutiner.


Arbetsuppgifter

Kundvård och Marknadsföring
Kontorsadministratören är första ansiktet som en kund möter på kontoret. Personen skall vara social, utåtriktad, positiv och serviceminded. Konversationsnivå på engelska önskvärt.

- Kundregister
- Kundbesöksbokning
- Kundeventplanering
- Marknadsföringsmaterial

Anbud, resursplanering och
- Administration kring anbudslämnande.

Ekonomi
- Bistå kontorschefen med kontroll av enhetens ekonomi och avstämning mot budget

Arkivering
- ansvara för att affärsenhetens arkivliggare är aktuell och sökbar
- ansvara för enhetens arkiv

Kontorstrivsel och effektivitet
Allmän omsorg om enhetens lokaler och skötsel genom att ansvara för:
- ordning & reda
- posthantering, inkommande och utgående
- materialbeställningar
- kontorsinköp
- personalaktiviteter
- kommunikation med hyresvärd
- materialbiblioteket
- litteratur och tidskriftsbibliotek
- bistå kvalitetsansvarig med kontroll av att kontorets rutiner följer verksamhetsplanen.
- Personaldata (Namn, Födelseår, Utbildning. Typ, tid (datum och år) Vidareutbildning (typ, tid, kostnad)

Resursplanering:
- Bistå resurplaneringsansvarig med uppdatering av resursdokument.

Utbildning/Erfarenhet

Administrations, ekonomi och marknadsförings erfarenheter är önskvärt.
Utbildning inom områderna är önskvärt men inget krav. Arbetsgivaren betonar vikten av att det är "rätt person" som passar på arbetsplatsen och i gruppen.