INTERNORDER: Chefssekreterare/Administratör

OM TJÄNSTEN:
Tjänsten är uppdelad i två huvuddelar; dels en del som innebär stöd till cheferna inom affärsområdet och då i första hand affärsområdeschefen. Den andra delen är att vara affärsområdets kontaktperson mot Marknad och samordna marknadsförings- och informationsinsatserna från VA.

Sekreterare AO-chef: Hantera kalender och mötesbokningar. Besvara inkommande telefonsamtal och e-mail. Protokollföra möten m.m. Förbereda och ordna möten och övriga evenemang. Boka resor, hotell och konferenser. Sammanställa statistik och göra uppföljningar. Hantera reseräkningar, utlägg etc. Förbereda presentationer i PowerPoint. Tjänsten innebär att vara AO-chefens förlängda arm både i den långsiktiga planeringen och administrationen. Samt att genom kort varsel hantera snabba ärenden på alla nivåer. Stötta avdelningschefernas administrativa arbete (tex mötesbokningar, mötessekreterare, verksamhetsportalen mm).

Vara AO VA:s kontaktperson mot Marknad
- hålla samman VA:s uppdrag och aktiviteter mot Marknad
- stötta o samordna framtagandet av informationsmaterial, broschyrer, brevutskick mm tillsammans med medarbetare inom affärsområdet
- ansvara för att hemsida är aktuell och innehåller relevant information

Andra administrativa uppgifter är att samordna arkivhantering och dokumentation inom affärsområdet.
-------------------------------------------------
PROFIL:

Utbildning (krav/meriterande):
Gymnasiekompetens (krav)
Eftergymnasial utbildning tex sekreretarutbildning, professionell assistent utb el dyl. (meriterande)

Erfarenhet (krav/meriterande):
Administrativ erfarenhet samt duktig att formulera sig i tal och skrift är ett krav.
Erfarenhet från tidigare sekreterartjänster är meriterande.
Erfarenhet av arbete med vatten och miljöfrågor är meriterande.

Personliga egenskaper:
Hög integritet (krävs då rollen har full insyn i AO-chefens interna och externa korrespondens och övrigt sekretessbelagt material). Personlig mognad (kan skilja på det personliga och professionella), Självgående. Har lätt för att hitta lösningar på problem och situationer som uppstår. Har gott omdöme och en positiv grundinställning och syn på utmaningar och förändringar! Lyhördhet och engagemang är också viktiga egenskaper liksom att vara serviceinriktad. Centralt är att ha bra kommunikativa färdigheter i såväl tal som skrift.

Körkort samt goda kunskaper i officepaketet.