Konferensvärd/administratör till Utbildningskontoret

Om Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen
Det är våra barn, unga och vuxna som bygger Linköping. Genom att ge dem de bästa förutsättningarna att växa och utveckla sina kunskaper ger vi samtidigt Linköping chansen att fortsätta utvecklas av kunniga och ambitiösa invånare även i framtiden.

För att lyckas med detta behöver vi fler som vill utforma och driva nya idéer för att främja utveckling och lärande. Med modern pedagogik och ny teknik arbetar vi för att hålla en hög kvalitet med fullt fokus på varje individ och deras skiftande behov.

Här finns gott om utrymme att växa i din yrkesroll. Tack vare en decentraliserad styrning där chefer och medarbetare själva tar stort ansvar för verksamheten ger Linköpings kommun goda möjligheter att ta initiativ och göra idéer till verklighet. Var med och påverka du med!


Om arbetsplatsen
Enheten för sammanhållen administration ingår organisatoriskt i Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen och ger administrativt stöd till Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen samt Kultur- och fritidsförvaltningen. Förvaltningarna är uppdrags- och myndighetskontor för fyra av kommunens nämnder; Barn- och ungdomsnämnden, Bildningsnämnden, Arbetsmarknadsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden.

På Utbildningskontoret arbetar chefer och tjänstemän som leder den verksamhet som nämnden har fattat beslut om, totalt ca 90 medarbetare.

Vi söker nu en konferensvärd/administratör till den administrativa gruppen. Gruppens uppdrag innefattar att sköta Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens registratur samt ge stöd och service till chefer och medarbetare.  

Arbetsbeskrivning
Som konferensvärd/administratör finns du på plats under kontorets öppettider (kl. 07.45-16.00) för att ge god service åt kontorets medarbetare och konferensgäster. Du är bokningsansvarig för våra konferenslokaler och åtgärdar enklare problem med ljud, bild och IT i dessa. 

Du ansvarar även för den interna servicen på kontoret, exempelvis att hantera lås, larm och nycklar, postsortering, rese- och konferensbokningar, felanmälan, inköp av kontorsmaterial mm. Du är även delaktig i att utveckla och förbättra administrativa rutiner på kontoret. Du förväntas kunna utföra allmänna förekommande uppgifter på kontoret och hålla ordning och reda i våra gemensamma utrymmen. 

I arbetsuppgifterna ingår också registrering i förvaltningens centrala diarium samt att vara behjälplig i våra andra diarium vid semestrar och ledigheter.

Kvalifikationer
Du har gymnasieexamen och tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har erfarenhet och kännedom om kommunens diarieföring och dokumenthantering samt gällande lagar och regler. Goda IT-kunskaper är ett krav.

Då det i arbetsuppgifterna ingår dokumenthantering och att kommunicera med medarbetare och besökare på kontoret behöver du kunna uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska.

Som person är du självgående i ditt arbete och tar ansvar för dina arbetsuppgifter och planerar och organiserar på ett effektivt sätt. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och tar initiativ och uppnår resultat. Du arbetar bra med andra människor och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Då denna tjänst innebär att hålla många bollar i luften samtidigt krävs det att du är lugn och kontrollerad även i stressiga situationer. 

Information om tjänsten
Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 4608


Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.


Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan?