Kontor/eventkoordinator

RGP är ett internationellt och annorlunda konsultbolag som arbetar sida vid sida med kundernas medarbetare. Med kompetens, erfarenhet och resurser skapar vi balans i förändringsprocesser.
Alla konsulter från RGP har lång, praktisk erfarenhet från linjeroller och kan både metodiken och processerna. Därför kan vi både avlasta i linjeorganisationer och leda eller bemanna projekt. På det sättet gör vi nytta för företag och organisationer av alla storlekar, i ett brett spektrum av branscher.
RGP är noterat på Nasdaq och har konsulter fördelade på ett 70-tal kontor. I Norden tillhandahåller vi kvalificerade konsulttjänster inom affär¬s¬områdena Finance & Accounting, Information Management och Human Capital.

-Ansvara för att kontoret är välordnat och ser representativt ut
-Kontaktperson för hyresvärden vid löpande åtgärder samt vid felanmälningar
-Posthantering; hämta och lämna post på daglig basis
-Administration av parkeringskort.
-Inköp av kontorsmaterial och förtäring
-Administration av inpasseringskort
-Säkerhet på kontoret i form av att säkerställa att brandsläckare inspekteras, att förbandslåda finns tillgänglig och nödutgångar hålls fria
-Ansvarig gör löpande dialog med städbolag
-Ansvara för att teknisk utrustning på kontoret fungerar såsom projektorer, konferenstelefoner, kaffemaskin och portomaskin
-Utvärdera leverantörer av kontorstjänster löpande och ta in offerter/byta leverantörer vid behov
-Köpa in mobiltelefoner och tillbehör i enlighet med gällande policy samt kontakt med mobiltelefonoperatör vid behov
-Upprätta introduktionsprogram för nyanställda
-Introducera nyanställda i rutiner på kontoret, säkerhet, mobiltelefoni och kalendarium för event

-Kontaktperson för den svenska plattformen av bolagets Europeiska resebyrå Egencia
-Vara behjälplig med bokning av biljetter och boende för anställda

-Kontrollera och godkänna kontorsrelaterade fakturor i Palette
-Kontrollera och registrera utlägg
-Vara behjälplig vid frågor från shared service center eller lokala leverantörer ang. betalningar eller påminnelser, byte av faktureringsadresser och dylikt
-Hålla sig uppdaterad gällande regler för representation/avdragsrätt för vidare info till servicecenter

-Planera, bjuda in och delta i bolagets event såsom interna konferenser, kund-och konsultträffar, sommar-och julfester i samarbete med kollegor från andra funktioner samt externa leverantörer
-Hantera layoutprogram för utskick som nyhetsbrev, enkäter och inbjudningar samt deltagarlistehantering av deltagarlistor.

Start: Januari 2019 t.o.m. maj 2019
Anställningsform: Konsultuppdrag.