Kontorsansvarig sökes till Total arkitektur

För rekrytering söker Total arkitektur en engagerad kontorsansvarig med hög servicekänsla.
Total arkitektur är ett arkitektkontor med 28 personer som sitter i fina lokaler med härlig utsikt på Kungsholmen. Det här är jobbet för dig som trivs i en bred roll där din flexibilitet och känsla för service och struktur kommer väl till användning. Du blir spindeln i nätet som ser till att allt flyter så smidigt som möjligt på kontoret och du känner både delaktighet och ansvar för kontorets välmående och trivsel. Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med 6 månaders provanställning. Urval och intervjuer sker löpande. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!


Arbetsuppgifter och ansvar i tjänsten
I rollen som kontorsansvarig stöttar du framför allt VD och ledningsgruppen med löpande administrativa uppgifter och du är en servicefunktion för hela kontoret. Du verkar inom många områden och du prioriterar och driver dina arbetsuppgifter självständigt. En viktig del i arbetet är ekonomisk administration och fakturahantering liksom administration av löneunderlag i tidrapporteringssystemet. Dina dagliga arbetsuppgifter innefattar även att ta hand om leverantörsfakturor, övrig post, telefoni och se till att kontorets ytor är representativa.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden:
• Ansvar för växel och telefonifunktioner
• hantering av inkommande samtal och mail.
• ekonomiadministration och fakturahantering
• administration i tidrapporteringssystemet
• administration kring ramavtal och kunder
• upphandling, inköp och inventering av kontors- och förbrukningsvaror
• kontakt med leverantörer, hantverkare etc.
• Kontakt med lokalvård, larmbolag etc.
• projektstöd
• Vara ”allt i allo” och byta lampor, se över kontorsmaskiner mm.


Vem är du?
I rekryteringsprocessen fäster vi stor vikt vid din erfarenhet och söker dig som har slutförd gymnasieexamen och flera års erfarenhet av att arbeta med kvalificerat administrativt stöd. Du har en god stilistisk förmåga och formulerar dig väl i såväl tal som skrift i både svenska och engelska. Du är en van användare av MS Office och har lätt för att sätta dig in i nya IT-system. Det är meriterande om du har god ekonomisk förståelse med tidigare erfarenhet av fakturahantering.

För att lyckas i rollen tror vi att du är en riktig ”doer” och problemlösare med sinne för ordning och reda. Du är ansvarstagande, service- och kvalitetsmedveten och arbetar noggrant och strukturerat med god förmåga att självständigt prioritera dina arbetsuppgifter. Vidare har du en fin social förmåga, är lyhörd och prestigelös och du navigerar smidigt både i och utanför organisationen.

Om Total arkitektur

TOTAL Arkitektur och Urbanism (TAU AB) är ett arkitektföretag med för närvarande 28 anställda. Företaget bedriver arkitektverksamhet i flera delar av landet och har kontor i Stockholm. Arkitektverksamheten omfattar fysisk planläggning, landskapsplanering och husbyggnad för de flesta byggnadstyper.

TOTAL s mission är att leverera ”hållbar arkitektur bortom det förutsägbara”.
Det betyder att den ska vara hållbar i alla avseenden, mänskligt, miljömässigt och över tid. Vi vill kunna ge mer än det förväntade och mest uppenbara. Genom vår mission ska vi kunna erbjuda tjänster som skiljer oss från våra konkurrenter. Vi ska vara drivande i projekten och föra processen framåt. Vi ska kunna hantera alla uppkomna hinder genom den samlade kompetens som företaget har.