Kontorsassistent

Troffea AB & Invictae AB (två systerbolag i samma byggnad) söker en ny glad och energisk kollega som brinner för service och vill bli en del av gänget på vårt nya härliga kontor i Helsingborg!
Arbetsbeskrivning
I rollen som kontorsassistent kommer du att ha huvudansvaret för kontoret och trivseln för våra medarbetare och då rollen är en representativ roll blir blir du även en stor del av bägge företagens ansikte utåt!
Du kommer vara den första som besökare träffar eller talar med per telefon, därför är det viktigt att du är trygg och bekväm i sociala sammanhang. Du kommer sköta allt på kontoret och dina arbetsuppgifter kommer variera från högt till lågt. Som person behöver du gilla att arbeta i ett högt tempo där arbetsuppgifterna pendlar från stort till smått och kan komma att ändras snabbt under dagens gång.
Som kontorsassistent kommer du ha möjligheten att framgent arbeta som VD:s ”högra hand” inom flera områden utöver att ha en bred roll inom administration.
Du kommer att fungera som ett administrativt och praktiskt stöd till vår ledning i diverse frågor samt se till att kontoret är rent och snyggt och att allt fungerar som det ska för våra medarbetare. Konferensrum, kök och allmänna kontorsytor skall se presentabla ut och behöver påfyllning då och då med allt från mat och dryck till allt det som behövs i det vardagliga arbetet. Du behöver därför vara duktig på att se vad som allmänt behöver göras på kontoret och ser till att det sköts dagligen. Vidare ingår även arbetsuppgifter som:
Kontorsadministration så som sammanställningar av bokningar och löneunderlag m.m
Kvitto och fakturahantering
Ta fram anställningskontrakt och övriga avtal, samt lägga upp dessa för digital signering
Ta emot besökare, förbereda och vara behjälplig inför och under möten med fika, mat, dryck etc.
Svara i växeltelefonen och på mail
Ta emot varor och leveranser, hämta paket, göra diverse ärenden för VD & försäljningschefens räkning
Hantera och boka möten för VD och försäljningschef
Sköta inköp av kontors- och förbrukningsmaterial till kontor och kök
Hålla rent i köket och allmänna ytor, ordna ökad trivsel med t.ex. blommor, frukost och liknande samt vid säsong sköta om kontorets uteterrass
Felanmälan kontorsmaskiner, fastighetsskötseln etc.
Andra administrativa uppgifter som sjukfrånvaro, hantera semestrar och delvis skriva arbetsintyg etc.
Lättare IT-support såsom till exempel installering av programvara och skrivare, sätta upp nya mailkonton, hantera lösenord med mera


Din profil
För att trivas i denna roll och hos oss är det viktigt att du är prestigelös, engagerad och ser till att ta egna initiativ! Du ser vad som behöver göras och vågar tänka innovativt kring dina arbetsuppgifter. Du är ett stort stöd till dina kollegor med din hjälpsamhet och förmåga att se detaljer samtidigt som du är trygg och mogen i din serviceroll.
Som person är du självgående och har skinn på näsan. Du har en god samarbets- och kommunikationsförmåga. Som en del av teamet behöver du vara drivande, flexibel och tycka om att vara behjälplig. Vidare ställs krav på att du har ett proaktivt och strukturerat arbetssätt.
Du fixar och ordnar så att alla trivs och är inte rädd att kavla upp ärmarna när det behövs. Du är en van användare av word och excel och känner dig trygg i det svenska språket, såväl i tal som i skrift.
Du är en person som är beredd att kämpa för att utvecklas och vill klättra inom ett företag. Arbetet innebär en mix av service och administration och passar perfekt för den som vill arbeta brett i en mindre men snabbt växande organisation där det finns goda möjligheter för dig till en fortsatt karriär inom bolaget.
Krav:
Du har B-körkort samt tillgång till egen bil, dagligen.
Mycket hög servicenivå
Hög moral, integritet och diskretion
Glad, ödmjuk och positiv personlighet
Mycket god datorvana.
Perfektionist


Meriterande:
En merit kan vara att ha jobbat med enklare ekonomiuppgifter tidigare
Goda referenser eller tidigare arbetsintyg som styrker låg frånvaro
Meriterande är även om du har hundvana, gärna av större hundar och staffar då vi har hundar på kontoret som också behöver pysslas om lite ibland. I arbetet kan det ingå att rasta hundarna och gå på promenader, om kandidaten uppskattar en sån del.


Lön
Fast lön, enligt överenskommelse


Övrigt
Detta är en tjänst på 75 % måndag-torsdag kl. 07:30-16:30. Möjlighet till 25% extra finns (heltid fredagar) om du även vill arbeta som mötesbokare till vår VD, detta är dock inget krav. Start för denna tjänst är så snart som möjligt.
Varmt välkommen med din ansökan!