Kontorsvaktmästare med god datorvana till Centralförvaltning

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16000 anställda.

Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsövergripande frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.

 

Beskrivning av enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)
Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten håller bland annat utbildningar i diarieföring för förvaltningens medarbetare. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.



Förvaltningsservice
Vaktmästeriet är en del av funktionen förvaltningsservice, som kommer bestå av en samordnare, en serviceman, en kontorsvaktmästare och en serviceassistent. Till Förvaltningsservice vänder man sig för Kontorsanpassningar, Serviceuppdrag, Inköp av inredning och möbler, Transportuppdrag, Kontorsmaterial, Tryckeriuppdrag, Posthantering (intern och extern) och Varumottagning.

Nu söker vi en serviceinriktad kontorsvaktmästare med god datorvana som vill vara del av vaktmästeriet på förvaltningsservice!

 

Arbetet som kontorsvaktmästare innebär:

- Hantering/utskick av trycksaker
- Tryckeri och kopiering
- Ta hand om post och utdelning av post, samt nära kontaktyta med leverantörer utav post och avtalat företag skolpost
- Ta hand om leveranser som kommer till H2F och H3 A-B samt meddela mottagaren att leverans finns att hämta
- Dela ut dagstidningar och göra felanmälan när tidning uteblir
- Lämna ut behörighet till våra lokaler
- Beställning av kontorsmaterial till central förvaltning och de fackliga lokalerna 4 ggr om året samt inventering av kontorsmaterial i förrådet på vaktmästeriet
- Beställa frukt och mjölk (H2 och H3) samt kontakt med administratörer angående ändringar i mängd. I akuta fall även dela ut frukt gemensamt med serviceman.
- Samordna gemensamma beställningar som inkommer från våra avdelningar, t.ex. semlor, kanelbullar (kanelbullens dag), beställa till jul såsom pepparkokor och saffransbullar.
- Många kontaktytor med både extern leverantörer och internt på förvaltningen.
- Kunna sätta sig in i vilka avtal inom området som är aktuella och som beställning ska ske från. Viktigt att förstå avtalen och hur de ska hanteras.

 

Gemensamma uppdrag för funktionen



- Hämta retur- och sekretesskäl på avdelningarna för vidare transport
- Tömning av returpapper och tomkartonger vid kopieringsstationerna på H2F och H3A-B
- Påfyllning av kopieringspapper vid kopieringsstationerna på H2F och H3A-B
- Dela ut frukt och mjölk (endast i specifika fall, detta görs i vanliga fall av leverantören)
- Ger viss teknisk service och support i gemensamma utrymmen, till exempel datorer, skärmar och projektorer i sammanträdesrum
- Flaggan på gården, flaggning på rätt dagar
- Felanmälan till FSK och annan kontakt med fastighetsägaren, t.ex. kundförvaltare

 

Kvalifikationer
Du behöver ha:

- erfarenhet av att jobba med kontorsservice, vaktmästeri eller liknande
- fullständig gymnasieutbildning
- god datorvana
- vana att arbeta administrativt
- goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift


Meriterande:
Det är meriterande om du har:

- haft en arbetsledande eller samordnande funktion
- B-körkort

 

Personliga egenskaper:
Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi söker dig som är serviceinriktad och positiv, som tar initiativ och gärna lär dig nytt. Du är kommunikativ och har lätt att skapa nya kontaktytor.

Eftersom arbetsdagen kan variera behöver du vara flexibel och själv kunna prioritera dina arbetsuppgifter utifrån behov. Du har lätt för att skapa kontakter, har god samarbetsförmåga och ett gott omdöme.

Din ansökan
I ditt personliga brev vill vi enbart ha information som styrker eller förtydligar hur du uppfyller kvalifikationerna, samt motiverar varför du söker den här tjänsten hos oss.



Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.