Koordinator/Administratör sökes

Dina arbetsuppgifter
Vi söker just nu en Programadministratör/Koordinator för ett spännande uppdrag hos vår kund. Som Programadministratör/Koordinator kommer du att vara en viktig del av teamet och vara ansvarig för att säkerställa smidig intern kommunikation inom programmet. Du kommer att ha en central roll i att administrera system, hantera dokumentation och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden. Dessutom kommer du att stödja programmets projektledare och vara involverad i möteshantering och annan relevant dokumentation för programmet.

Vi söker dig som har en utbildning inom aktuellt område samt 2-5 års erfarenhet inom liknande uppdrag. Du är van vid att arbeta med dokumenthantering och har goda kunskaper inom administrativa rutiner och processer. Du är självgående och kan planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Arbetsuppgifterna inkluderar att:

Dokumentera enligt gällande regelverk för dokumenthantering
Diarieföra i relevanta system
Ansvara för ordning och reda i programmets dokumentation
Hantera mötesadministration och protokollföring
Följa upp programmets aktiviteter och hålla ordning via aktivitetslistor
Leda och driva egna möten vid behov
Administrera tidplaner, risker, resurser och behörigheter
Stödja programledare och huvudprojektledare i intern kommunikation
Stötta med dokumentation och administrativa uppgifter vid behov
Ansvara för rapportering och uppföljning av erfarenheter och förbättringsåtgärder
Driva effektivisering av administrativa rutiner och processer
För att vara framgångsrik i rollen krävs det att du genomgår en säkerhetsprövning på grund av att du kan komma i kontakt med hemlig information. Denna process tar vanligtvis 10-12 veckor innan uppdraget kan påbörjas.

Placeringen är på vårt kontor i Sundbyberg, men det kan finnas möjlighet att arbeta delvis på distans efter överenskommelse med beställaren.

Uppdraget har en omfattning på 80-100% under hela uppdragstiden. Observera att den angivna omfattningen är en uppskattning och kan variera. Vi garanterar inte en specifik volym utan förväntar oss att du kan anpassa dig efter det faktiska behovet.

För att vara aktuell för uppdraget krävs:

Utbildning inom aktuellt område
2-5 års erfarenhet inom liknande uppdrag
Erfarenhet av dokumenthantering och administrativa rutiner
Goda kommunikationsfärdigheter i svenska och engelska, både i tal och skrift

Om oss
Sway Sourcing är ett search-rekrytering och bemanningsföretag som främst arbetar mot tjänstesektorn och på uppdrag från större internationella företag till den mindre lokala verksamheten. På uppdrag av företag kartlägger, kontaktar och finner de dem bästa kandidaterna på marknaden utifrån kundens kravprofil och övriga önskemål. De företag Sway Sourcing arbetar mot vet att rätt person, på rätt plats, är en investering i företaget. Deras samarbeten inom branschen har sin bas i att de arbetar metodiskt och har en hög leveransprecision. Arbetet genomsyras av ett tätt samarbete och service, vare sig de arbetar med företag eller med konsulter. Sway Sourcing har sin bas på Solkusten, Spanien och jobbar på uppdrag för tjänster i Sverige, främst i Stockholm och övriga storstadsregioner.