Kvalificerad administrativ assistent

Kulturförvaltningen svarar för stadens övergripande planering inom kultursektorn. Kulturförvaltningen bedriver verksamhet inom sju institutioner: Malmö Konsthall, Malmö Konstmuseum, Malmö Kulturskola, Malmö Kulturstöd, Malmö Museer, Stadsarkivet och Malmö Stadsbibliotek. Kulturkansliet utgör den samlade administrationen för förvaltningen. Kansliets arbete ska synliggöra och stärka kulturen i Malmö genom att lyfta fram och utveckla frågor som berör hela kulturområdet. Att vara med och skapa förutsättningar för ett vidgat deltagande i kulturlivet är vår högsta prioritet. Våra arbetsområden är verksamhetsutveckling, ekonomi, kommunikation och medarbetare/organisation. Kansliet bereder och administrerar kulturnämndens handlingar och sammanträden samt följer upp att de politiska besluten verkställs. Ansvaret för Kulturhuset Mazetti avseende samordning samt receptions- och vaktmästarfunktioner ingår också i kansliets verksamhet. ARBETSUPPGIFTER Då nuvarande medarbetare går i pension söker Kulturkansliet en kvalificerad administrativ assistent som kommer att vara kansliets "spindel i nätet". Arbetsuppgifter Arbetsuppgifterna omfattar tre huvudområden som är: . sekreterare i kulturnämnden, innebärande bl a sammanställning och utskick av föredragningslista och handlingar inför kulturnämndens sammanträden, protokollskrivning, expediering och arvodesrapportering . sekreterare till kulturdirektören och kanslichefen; innebärande bl a telefonservice, post-och e-post hantering, bokning av möten och resor, service vid möten och besök . ansvar för Kulturkansliets telefon, post, diarieföring och arkiv; innebärande bl a att behärska Doculive, upprätta arkivbildningsplan och arkivförteckning samt praktisk arkivhantering KVALIFIKATIONER Lägst gymnasieutbildning eller motsvarande. Vi ser gärna att du behärskar engelska i tal och skrift. Dokumenterad erfarenhet av sekreterarskap i politiskt nämnd samt god kunskap i och erfarenhet av det digitala arkivsystemet Doculive. Goda kunskaper i Office-paketet. Du måste också ha mycket god organisationsförmåga samt vara serviceinriktad. Vi lägger också stor vikt vid personlig lämplighet, prestigelöshet, flexibilitet och god förmåga att kommunicera.