Kvalificerad administratör till utbildningsförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning

Utbildningsförvaltningen är en stor förvaltning med en budget om 17 mdkr och cirka 150 grund- och gymnasieskolenheter.

Tjänsten ingår i avdelningen för ekonomi och styrning och tillhör planeringsenheten. Planeringsenheten har 16 medarbetare och 1 enhetschef. I vårt uppdrag ingår att samordna och utveckla planering och uppföljning inom stadens integrerade ledningssystem. Det ingår även att samordna och utveckla internkontroll, säkerhetsfrågor, skolmåltider samt upphandling och inköp.

Nu söker vi en enhetsadministratör som har ett genuint intresse för IT, service, ekonomi och av kvalificerad administration.

Arbetsbeskrivning

I rollen som enhetens administratör, ligger tyngdpunkten på enhetens löpande administration avseende t ex inköp, utbildningar, telefoni, fakturahantering samt att vara ett administrativt stöd till upphandlingsfunktionen. Du ansvarar även för personaladministration och IT. Dessa arbetsuppgifter består bland annat av administration och praktiska förberedelser kring nyanställningar och avslut av anställningar.

Du är enhetens beställare av IT, telefoni, inköp och leveranser, liksom behörigheter i olika administrativa system. Du har ett löpande uppdrag kring IT-beställningar och bevakning av utvecklingen kring relevanta IT-stöd. Du hjälper medarbetare med enklare tekniska frågor alternativt hänvisa till rätt instans.

Du arbetar även med löpande personalfrågor som t ex följa upp semesterplanering, sjukfrånvaro, flexrapportering och beställningar av olika slag.

Du kommer vara ett administrativt chefsstöd, hjälpa till med t ex mötes- och konferensbokningar, personalsociala aktiviteter, administrera enhetens funktionsbrevlåda, administration kring enhetens lokaler samt posthantering.

Du är också en del av ett administrativt team där du samarbetar med administratörer på avdelningens övriga enheter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

- En avklarad utbildning inom ekonomi/administration på lägst gymnasienivå
- Flerårig och aktuell erfarenhet av kvalificerade administrativa uppgifter
- Erfarenhet av Agresso eller liknande ekonomisystem
- Arbetat med IT stöd
- Erfarenhet av beställningar inom IT, telefoni och inköp
- Tekniskt intresse och kunskap kring IT-frågor
- Mycket goda kunskaper i Office

Då det ingår skriftlig dokumentation och muntlig kommunikation så är det också ett krav att du uttrycker dig väl i både tal och skrift på svenska.

Meriterande:

- Erfarenhet från arbete i offentlig förvaltning
- Erfarenhet av personaladministration

Du har en genuin känsla för service och administration. Du är självgående och tar ansvar för att driva dina arbetsuppgifter och processer framåt. Du är van att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett noggrant sätt. Du sätter upp och håller tidsramar. Du arbetar bra med andra människor, är tillmötesgående i ditt beteende och tycker om att samarbeta. Du har intresse och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du har en öppen attityd och ser möjligheter i förändringar. 

För att lyckas och trivas i den här rollen behöver du ha ett genuint intresse för service, administration samt IT och en vilja att jobba i en verksamhet som utvecklar Stockholm för barn och unga.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi erbjuder dig:

Flexibel arbetstid med flexavtal

Friskvårdtimme

Möjlighet till kompetensutveckling

Teamarbete för utveckling, stöd och minskad sårbarhet

Trevliga lokaler på Kungsholmen

Välkommen med din ansökan! 

Övrigt

Provanställning kan komma att tillämpas.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.


Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.