Mitarbeiter/in für die Verwaltung/Medarbetare till administrativ avdelning

Die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland in Stockholm sucht eine/n Mitarbeiter/in für die Verwaltung (m/w/div) zur Besetzung einer unbefristeten Teilzeitstelle.

Die Tätigkeit umfasst überwiegend folgende Aufgabenschwerpunkte:

- Einholung von Verwaltungsauskünften und Vermittlung von Terminen bei schwedischen Behörden, z.B. im Bereich Sozialversicherung, Steuern, Kfz-Angelegenheiten
- Selbständige Bearbeitung einfacher Korrespondenz in schwedischer, englischer und deutscher Sprache sowie Beantwortung von Bürgeranfragen
- Administrative Tätigkeiten wie z.B. Ablage von Unterlagen und Dokumenten
- Unterstützung des Rechts- und Konsular-Referats der Botschaft
- Bearbeitung von Fundsachen
- Mitwirkung bei Beschaffungen, z.B. Einholung von Preisauskünften bei Firmen
- Tätigkeiten im Bereich der Personalfürsorge, z.B. Unterstützung neu ankommender Kollegen/innen bei der Wohnungssuche
- Sprachmittlerische Aufgaben in der deutschen und schwedischen Sprache
- Mitwirkung bei der organisatorischen Vorbereitung und Abwicklung von Delegations- und Einzelbesuchen


Bewerber/innen sollten folgendes Anforderungsprofil erfüllen:

- Sehr gute Beherrschung der deutschen und der schwedischen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Gute Kenntnis gängiger IT-Anwendungen (u.a. Word, Excel) sowie die Bereitschaft, sich Kenntnisse amtseigener Software anzueignen und damit zu arbeiten
- Organisationsvermögen sowie Bereitschaft zu selbständigem Arbeiten
- Teamfähigkeit
- Belastbarkeit
- Behördenerfahrung von Vorteil

Bewerber/innen müssen über eine schwedische Personennummer verfügen.

Zuverlässigkeit, Leistungsbereitschaft, Flexibilität und einwandfreies Benehmen setzen wir ebenso voraus wie die Bereitschaft zur Fortbildung. Der Arbeitsplatz erfordert zudem die Bereit-schaft zu zeitlich flexibler Arbeitsleistung, z.B. in Vertretungszeiten.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung nachzuweisen (durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin der Botschaft). Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen:

- Bewerbungs-/Motivationsschreiben auf Deutsch und Schwedisch
- Tabellarischer Lebenslauf auf Deutsch und Schwedisch
- Kopien von Zeugnissen und Empfehlungsschreiben
- Nachweise über abgeschlossene Ausbildungen/Fortbildungen
- Nachweis der schwedischen Personennummer

Unvollständig oder verspätet eingegangene Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht. Es werden ausschließlich Bewerber/innen kontaktiert, die zu einer persönlichen Vorstellung (mündliches Auswahlverfahren) eingeladen werden.
Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich Anfang Juli stattfinden. Eine Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit der Vorstellung ist nicht möglich. Eventuell werden Vorstel-lungsgespräche per Skype o.ä. durchgeführt.

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSG-VO) finden Sie unter
https://stockholm.diplo.de/se-de/datenschutz/737876
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Förbundsrepubliken Tysklands ambassad i Stockholm söker en medarbetare till administrativa avdelningen för tillsvidareanställning på deltid.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

- Hämta in information och boka tider hos svenska myndigheter, t.ex. inom områden såsom socialförsäkring, skatter, fordonsärenden
- Självständigt bearbeta enklare korrespondens på svenska, engelska och tyska, samt svara på frågor från allmänheten
- Utföra administrativa tjänster såsom hantering av underlag och dokument
- Stödja ambassadens rätts- och konsuläravdelning
- Hantera hittegods
- Medverka vid inköp, t.ex. genom att hämta in prisuppgifter från företag
- Medverka inom personalvård, t.ex. genom att hjälpa nya medarbetare med att hitta bostad
- Översätta mellan svenska och tyska
- Medverka vid organisation och genomförande av besök av delegationer samt individuella besökare.

Kravprofil:

- Mycket goda kunskaper i tyska och svenska i tal och skrift
- Goda kunskaper i engelska i tal och skrift
- God uttrycksförmåga i tal och skrift
- Goda IT-kunskaper (bl.a. Word, Excel) samt förmåga att tillägna sig och arbeta med myndighetens mjukvara
- Organisationsförmåga samt förmåga till självständigt arbete
- Förmåga att arbeta i team
- Stresstålighet
- Erfarenhet av att arbeta på en myndighet är en fördel

Sökande måste ha ett svenskt personnummer.

Vi förutsätter tillförlitlighet, arbetsvilja, flexibilitet och oklanderligt uppträdande liksom öppenhet för vidareutbildning. Arbetsplatsen kräver därutöver öppenhet att arbeta flexibelt, t.ex. under semestertider.

Tysklands utrikesdepartement eftersträvar jämdställdhet och uppmuntrar därför kvalificerade kvinnor att söka tjänsten.

Efter framgångsrikt urvalsförfarande ska intyg om medicinsk lämplighet lämnas in (fastställs av en läkare som ambassaden samarbetar med) samt en säkerhetsprövning genomföras (bl.a. utdrag ur belastningsregistret). Samarbete i dessa sammanhang förutsätts.

Ansökan ska omfatta:
- ansökningsbrev på tyska och svenska
- meritförteckning (CV) på tyska och svenska
- kopior på betyg/intyg samt referenser
- intyg om avslutade utbildningar och vidareutbildningar
- intyg om svenskt personnummer

Icke kompletta eller för sent inkomna ansökningar kan tyvärr inte beaktas. Mottagningsbekräftelser kommer inte att skickas ut. Ansökningshandlingar kan inte återsändas. Bara sökande som bjuds in till ansökningsintervjun kommer att kontaktas. Ansökningsintervjuerna planeras att äga rum i början av juli. Ingen reseersättning utgår i samband med detta. Möjligtvis kommer ansökningsintervjuerna att genomföras via Skype eller liknande.

Information om skydd av personuppgifter finns på: https://stockholm.diplo.de/se-sv/skydd-av-personuppgifter