Möteskoordinator- arbeta i en mötesintensiv verksamhet

Mötesstöd och Resor, RK Service, Förvaltningsavdelningen
Vill du arbeta med att administrera, planera och organisera möten tillsammans med kunniga kollegor där din främsta kompetens är inom möteskoordinering? Vi söker nu dig som vill vara spindeln i nätet där du är ett nära stöd till sektionens driftansvariga i administrativa frågor.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Regeringskansliet är en mötesintensiv verksamhet med fokus på digitala möten.
I rollen som möteskoordinator på Mötesstöd och resor är du ansiktet utåt. Det är du som svarar på inkomna ärenden i ärendehanteringssystemet men även via telefon och i fysiska möten.
Din huvudsakliga uppgift kommer vara att ansvara för bokning av mötesrum, visa möteslokaler samt ha en rådgivande funktion inför planering av möblering och val av rum i Regeringskansliets lokaler. Vi söker dig som trivs med att ha kontakt med människor, är lösningsfokuserad, har god struktur och sinne för planering. I tjänsten ingår även att föra mötesprotokoll samt hålla dokument ordnat i sektionens dokumenthanteringssystem.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

 

Din bakgrund
Vi söker dig som har en gymnasieexamen. Du har minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som
möteskoordinator och du har goda kunskaper om mötessamordning. Om du har erfarenhet från hotellreception alternativt från konferensavdelning är det meriterande. Har du erfarenhet som projektassistent är även det meriterande.

Dina egenskaper
För att bli framgångsrik i rollen krävs att du är strukturerad och kan organisera arbetet på ett effektivt sätt. Du förstår och arbetar utifrån verksamhetsmål. Du är flexibel och kan lätt anpassa dig till ändrade omständigheter, du ser möjligheter i förändringar och bidrar till utveckling av verksamheten. Du är lojal, har en positiv inställning och handlar i enighet med fattade beslut och levererar mot uppsatta mål. Rollen kräver att du är serviceinriktad och tillmötesgående och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra samt skapa goda relationer. Du tycker om att ta ansvar för dina arbetsuppgifter.
Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Övrigt
Anställningen är tillsvidare och inleds med sex månaders provanställning.
Tillträde snarast. 

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta Jonas Lindqvist som är sektionschef, på 08-405 42 17. Du är också välkommen att kontakta HR handläggare Anna Frestadius, 08- 405 26 59. Fackliga representanter nås via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00, Saco (Jesper Svarén), Seko (Erik Wilhelmsson) samt ST (Melanie Hedlund Bjersten). Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 10 december.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.