Nämndsekreterare och registrator

Bildningsförvaltningen i Örnsköldsviks kommun söker en vikarierande nämndsekreterare och registrator som vill ta en central roll i den demokratiska beslutsprocessen.

Hos oss blir du den som håller ihop ärendeflödet – från det att en handling inkommer till att nämndens beslut är expedierat och dokumenterat. Det här är en tjänst för dig som trivs med struktur, som gillar att samarbeta med många olika människor och som ser service som en självklar del av ditt arbetssätt.

 

Arbetsuppgifter
Tjänsten kombinerar två sammanflätade uppdrag: nämndsekreterare för Bildningsnämnden och registrator för Bildningsförvaltningen. Det innebär att du hanterar hela ärendekedjan – en kombination som ger helhetssyn och variation i det vardagliga arbetet. Du arbetar i nära samverkan med förvaltningschefen, nämndordföranden, handläggare och andra kollegor.

Som nämndsekreterare:

- Planerar, förbereder och administrerar sammanträden för Bildningsnämnden – kallelser, dagordning, handlingsutskick m.m.
- Protokollför nämndens sammanträden
- Expedierar nämndens beslut och bevakar att de verkställs
- Kvalitetsgranskar beslutsunderlag i samarbete med föredragande tjänstepersoner
- Stödjer förtroendevalda och förvaltningsledning i frågor som rör nämndprocessen, mötesordning och regelverk
- Stöttar och kvalitetssäkrar nämndens arbete utifrån gällande lagar, regler och delegationsordning

Som registrator:

- Ansvarar för diarieföring – registrerar, klassificerar och distribuerar inkomna och utgående handlingar i förvaltningens ärendehanteringssystem
- Bevakar förvaltningens funktionsbrevlådor och hanterar daglig postöppning
- Gör sekretessbedömningar vid utlämnande av allmänna handlingar
- Stödjer och vägleder handläggare och chefer i frågor om dokumenthantering, diarieföring och arkivering
- Bidrar till kvalitetssäkring och utveckling av förvaltningens rutiner för ärendehantering och informationsförvaltning



Kvalifikationer
Du har en relevant utbildning på lägst gymnasial nivå. Vi lägger stor vikt vid att du har mycket god förmåga att uttrycka dig i skrift på svenska, skriver korrekt, tydligt och i klarspråk. Du har också god datorvana och kan snabbt sätta dig in i nya digitala system.

Meriterande är om du har:

- Kunskap om det kommunala regelverket och om bildningsförvaltningens verksamheter
- Erfarenhet av administrativt arbete
- Erfarenhet av ärendehanteringssystem så som Lex, Ciceron, Public 360, Platina/W3D3 eller motsvarande
- Kunskap om arkivlagen, dataskyddsförordningen (GDPR) och dokumenthanteringsplaner
- Erfarenhet av att arbeta nära politiska beslutsprocesser eller förtroendevalda


Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är strukturerad, noggrann och kommunikativ, har lätt för att bygga förtroendefulla relationer och är serviceinriktad mot hela organisationen. Du trivs med samarbete, är självgående och tar ansvar för ditt arbete. Du har integritet, professionell hållning och är prestigelös, flexibel och beredd att anpassa dig efter verksamhetens behov.

På bildningsförvaltningen verkar vi för att skapa goda förutsättningar för varje barns och elevs lärande, utveckling och kreativitet. Vi vill skapa en trygg och inspirerande lärandemiljö, där lusten att lära står i fokus och där barn, elever och personal möter varandra med respekt.





I samband med intervju kommer vi att genomföra en identitetskontroll samt kontrollera medborgarskap. Godkända handlingar är pass, internationellt ID-kort, körkort+personbevis från Skatteverket eller annan ID-handling som stärker medborgarskap.

Vi ser gärna språkkunskaper i finska och/eller någon av de samiska varieteterna då Örnsköldsviks kommun ingår i både finskt och samiskt förvaltningsområde.

I vår kommun är ett antal tjänster placerade i säkerhetsklass så säkerhetsprövning kan komma att ske. Dessa tjänster kräver svenskt medborgarskap.