Nämndsekreterare till grundskoleförvaltningen

I grundskoleförvaltningen har vi en trygg och tillitsfull kultur. Vi bryr oss om våra elever och varandra. Vi finns till för eleverna, vi samarbetar med vårdnadshavarna och varandra, och vi är öppna för nya tankar och idéer. Här skapar vi bra förutsättningar för den pedagogiska utvecklingen.

Bli en av oss!
Nu söker vi dig som har ett stort engagemang för att utveckla en modern verksamhet där vi har fokus på att:
• öka kvaliteten i undervisningen för att öka elevers lärande.
• skapa tydligare ansvar, styrning och ledning för att öka elevers kunskapsresultat.
• öka likvärdighet mellan skolor för att alla elever ska få tillgång till undervisning av hög kvalitet samt kompensera för deras olika förutsättningar.

Göteborgs grundskoleförvaltning är en av de största skolförvaltningarna i Sverige. Vi ansvarar för stadens kommunala skolor från förskoleklass till årskurs nio, grundsärskolan, kulturskolan och fritidshemmen. I förvaltningen finns 162 kommunala grundskolor där nästan 61 000 elever varje dag går i skolan. Hela förvaltningen har cirka 9 700 medarbetare som gemensamt arbetar med att utveckla och ta hand om verksamheten - tillsammans banar vi väg för framtidens skola.

Följ gärna vår resa på Linkedin: https://www.linkedin.com/company/goteborgs-grundskoleforvaltning

ARBETSUPPGIFTER
Vi förstärker vår ärende- och nämndprocess och söker nu två nämndsekreterare att vara med i vårt arbete att utveckla de förvaltningscentrala stödprocesserna i Grundskoleförvaltningen.

Tjänsterna är placerade på enheten för Informations- och ärendehantering, en av tre enheter på avdelningen för ledning och styrning. Avdelningen ansvarar för förvaltningens övergripande styr- och ledningsprocesser samt den centrala myndighetsutövande verksamheten. I enhetens uppdrag ingår att dels säkerställa de centrala ärendehanteringsprocesserna samt samordna och bistå förvaltningen i dess hantering av information, dokumentation och allmänna handlingar.

På enheten arbetar 17 personer som registrator, utvecklingsledare, nämnd- och utskottsekreterare, förvaltningsjurist, arkivarier och informationssäkerhetssamordnare mm. Din närmsta chef är enhetschef för informations- och ärendehanteringsenheten men du rapporterar regelbundet även till förvaltningsdirektör och avdelningschefen för ledning och styrning.

Som nämndsekreterare förväntas du och förvaltningens andra nämndsekreterare stödja grundskolenämndens arbete genom att säkerställa att nämnden får professionellt beredda beslutsunderlag och kan genomföra sina möten på ett bra sätt. Arbetet är självständigt men ni förväntas arbeta i team för att säkra ärendehanterings- och nämndprocess.
Rollen kräver ett stort mått av samverkan inom avdelningen och med de olika verksamheterna i organisationen. Du kommunicerar med förvaltningsdirektör, avdelningschef, förvaltningsledning, nämndledamöter, enhetschefer och handläggare i förvaltningen samt med övriga förvaltningar och bolag.

I uppdraget ingår att utveckla, kvalitetssäkra och leda nämndprocessen och du har rollen att vägleda och vara rådgivande i frågor som handlar om kommunalt beslutsfattande, delegation, verkställighet mm. Du har också som ansvarsområde att höja förvaltningens kompetens inom ärendehantering med fokus på förberedelse inför nämndens beslutfattande. Du skapar förutsättningar för utvecklande av administrativa processer för att stötta ledning och övrig personal i handläggning av ärenden och beslutsfattande i nämnd eller på delegation.

Tjänsten innebär visst oregelbundet arbete, där kvällstid kan förekomma. Du kommer sitta i fräscha aktivitetsbaserade lokaler på Gamlestads Torg.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har högskoleexamen inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller motsvarande som är relevant för rollen.

För att lyckas i rollen krävs att du har minst ett års erfarenhet, men gärna mer, av motsvarande arbete som nämnd- eller utskottssekreterare eller nämndsamordnare samt stor kunskap om kommunal förvaltning och politisk styrning. Du har goda kunskaper i sammanträdesteknik, mötesformalia och den juridik som styr formerna för nämndens arbete. Befattningen kräver också att du har erfarenhet av arbete i administrativa it-stödsystem samt goda kunskaper i Officepaketet.

Då rollen innebär att kvalitetssäkra ärendehanterings- och nämndprocess samt nämndens sammanträden bör du vara trygg i din yrkesroll och ha modet att styra in och styra bort frågor och ärenden och kunna vägleda chefer och handläggare i processen. Du är van att kommunicera sakligt med den politiska ledningen och förstår förutsättningarna för nämnden beslutsfattande. Du behärskar det svenska språket mycket väl i tal och skrift.

Som person har du integritet och ett gott omdöme vilket är av vikt eftersom du i rollen kommer verka i dialogen mellan nämnd och förvaltning

Att vara flexibel och kunna prioritera är viktigt för att trivas i rollen parallellt med förmågan att kunna strukturera och arbeta målinriktat. Du har förmåga att ta initiativ och arbeta självständigt, men måste tycka om att jobba tillsammans med andra och vara medskapande. Eftersom tjänsten till stor del innebär en konsultativ roll måste du ha lätt för att skapa relationer, tycka om att tala inför andra, ge tydliga instruktioner samt gilla att lösa problem.

Eftersom det är semestertider har vi en lång annonseringstid. Vi läser ansökningarna löpande så välkommen in med din ansökan så fort som möjligt. Intervjuer kommer att genomföras i mitten av augusti.

ÖVRIGT
Som anställd i vår förvaltning erbjuds du bland annat friskvårdsbidrag, cykelförmån och medarbetarstöd.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem i enlighet med GDPR.