Office Co-ordinator / VD assistent

Office Co-ordinator/Administrator
Är du en framåt och ordningsam person som gillar att strukturera upp och har en god samarbetsförmåga? Har du erfarenhet av att arbeta inom administration på ett Life science bolag och är på jakt efter ett nytt och spännande arbete? Då är du rätt person för oss!
Vi söker en Office Coordinator/Administratör till vårt huvudkontor i centrala Stockholm. I denna variationsrika och flexibla roll kommer din huvudsakliga uppgift vara att stötta och koordinera det administrativa arbetet på vårt Stockholms kontor men du kommer även att stötta våra dotterbolag vi behov. Du kommer bland annat att ansvara för allmänna kontorsgöromål såsom utskick, beställningar samt diverse dokumenthantering. Du kommer även att vara vårt ansikte utåt i många ärenden som ta emot besökare, legalisera dokument hos myndigheter, HR-relaterad administration etc. Vidare kommer du att uppdatera och förvalta den officiella hemsidan och se till att nyheter och annan information når ut till personalen samt andra intressenter. Engelska är vårt företags språk så du behöver känna dig bekväm och kunna uttrycka dig väl på engelska både i tal och skrift.
Vi ser att du är en social, utåtriktad person med förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter. Du är kommunikativ och strukturerad i ditt arbetssätt. För att du ska trivas och lyckas väl i den här rollen tror vi att du är en positiv, noggrann och prestigelös person som drivs av utmaningen att arbeta i en bred och administrativt stöttande roll. Är detta en tjänst för dig? Välkommen in med din ansökan redan idag!
Arbetsuppgifter:
Förberedelser och Introduktion av nyanställda
Post- och dokumenthantering
Ta emot och registrera besökare
Ansvara för/beställa diverse kontorsmaterial
Underhålla allmänna utrymmen
Uppdatera den officiella hemsidan och interna intranätet
Sköta viss intern kommunikation
Ansvara för projekt/evenemang vid behov
Faktura administration
Aktivt arbeta med arbetsmiljöfrågor
Vara administrativt behjälplig för besökare och personal
Arkivering av kontrakt och andra dokument
Erfarenhet från läkemedelsindustrin är ett plus
Kravprofil:
Gymnasial utbildning eller motsvarande
Tidigare erfarenhet av liknande arbete
Goda kunskaper i Office-paketet
Uttrycker dig mycket väl i tal och skrift, även på engelska
Serviceinriktad med hög ansvarskänsla
Omfattning och tillträde
Tillträde omgående eller enligt överenskommelse