Office Coordinator till Important Looking Pirates!

ILP – Important Looking Pirates, söker nu efter sin nästa pirat i rollen som Office Coordinator. Det här är rollen för dig som vill vara en del av ett härligt team och som brinner för att ge förstklassig service. Varmt välkommen med din ansökan!

OM TJÄNSTEN
Academic Work söker för ILPs räkning en Office Coordinator till deras fina kontor på Riddarholmen i centrala Stockholm. På kontoret arbetar det i dagsläget 128 medarbetare, men eftersom att ILP expanderar har de nu skapat en ny roll – Office Coordinator.

På ILP är det essentiellt att börja dagen rätt och hur den startar avgör hur den kommer gå. Till följd av det bjuds det på en härlig gemensam frukost i köket varje morgon. Ett perfekt sätt att starta arbetsdagen. För att bibehålla – och utveckla den härliga sammanhållningen samlas hela kontoret gärna för en Friday Beer, spela foosball eller varför inte med klättring efter jobbet? Du får även tillgång till kontorets gym.

I rollen som Office Coordinator kommer du vara en del av Team People Operations som består av 4 personer. Du kommer arbeta tätt med dina kollegor, där arbetsdelningen kontinuerligt stäms av gemensamt för att se över hur alla mår samt vad som behöver planeras och göras. Din närmsta chef är Head of People Operations, som kommer att stötta dig i din personliga utveckling och är mycket mån om att du ska trivas på din arbetsplats.

Tjänsten passar dig som arbetar i en serviceroll idag med koordinerande och administrativa arbetsuppgifter, men som nu vill ta ett nästa kliv i karriären. För en person med rätt driv och ambition finns det goda utvecklingsmöjligheter inom ILP.

Tjänsten är en direktrekrytering vilket innebär att rekryteringsprocessen sker genom Academic Work men du kommer anställas direkt hos ILP. Alla samtal och mail kring tjänsten går till Academic Work.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer till exempel att:


* Koordinera och genomföra kontorsrelaterade arbetsuppgifter. Alltifrån att kontoret är organiserat och presentabelt, till att underhålla kontoret i form av reparationer och andra förbättringar
* Ta emot inkommande telefonsamtal och besök i receptionen
* Administrativa uppgifter som exempelvis mötes- och evenemangsförberedelser, schemalägga möten, boka resor/hotell, matvaror, kontorsmaterial
* Vårda relationer till externa leverantörer och partners
* Ansvara för frukosten under sommaren, då är arbetstiderna 7–16. Ansvarande över frukosten kommer efter sommaren avlastas av frukostvärdar.
* Ansvara för diverse kontors- och kulturrelaterade projekt och se över kontorets budget tillsammans med ditt team


VI SÖKER DIG SOM
* Har arbetat i en serviceorienterad roll i minst ett år som innefattat koordinering och administrativa arbetsuppgifter. Exempelvis i en roll som receptionist, kundtjänst eller liknande


* Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska både i tal och skrift, med hänsyn till de interna och externa kontaktytor du kommer att ha i rollen
* Har goda kunskaper i Officepaketet


I den här rekryteringsprocessen kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Det viktigaste är att du självklart brinner för att ge god service, både till dina kollegor men även mot externa kontakter. Du är prestigelös och gillar att hantera utmaningar, högt som lågt. Med hänseende till att din roll är bred samt att det alltid händer roliga saker hos ILP är det viktigt att du är flexibel i ditt arbetssätt och jobba utefter vad som behövs prioriteras för dagen. Vidare är du strukturerad och trivs med att arbeta med flera projekt samtidigt.

Övrig information


* Start: Omgående, enligt överenskommelse
* Omfattning: Heltid, inledande provanställning om 6 månader
* Lön: Fast månadslön
* Placering: Riddarholmen, centrala Stockholm
* Arbetstider: 8-17 med viss flexibilitet & 7-16 under sommarperiod. Helg- och kvällsjobb förekommer vid enstaka tillfällen
* Sök tjänsten genom att klicka på Ansök nedan, vi tar inte emot ansökningar på mailen. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.
* Den här rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och ILPs önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till
Nina Ha, Rekryteringskoordinator


Om oss

Academic Work är Home of the young professionals. Det betyder att de flesta av våra jobb är relevanta för dig som studerar på högskola/universitet eller för dig som är klar med dina studier och är i början av din karriär. Hos oss kan du arbeta som konsult på uppdrag hos någon av våra kunder, bli anställd direkt hos ett kundföretag via vår rekryteringsverksamhet eller börja jobba internt på något av våra Academic Work kontor. Läs mer på www.academicwork.se.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Important Looking Pirates is an award winning visual effects and digital animation studio located in central Stockholm. ILP was founded by artists in 2007 with the vision to become one of the top international suppliers of VFX in terms of quality, professionalism and service. With amazing projects such as Lost In Space, Westworld, Black Sails, Jurassic World: Fallen Kingdom and Star Wars: The Last Jedi in our backlog, we can proudly say that we are one of the most successful studios in the world.
During the last 12 years, we have assembled one of the best visual effects teams in the business with talents from all corners of the world. All our artists, technicians, production and support personnel are driven by passion for what we do and we always strive to push the limits of what can be accomplished.
In 2016, we moved to our new headquarters in the famous Norstedts building on the islet of Riddarholmen. The office is designed to inspire creativity and to provide the best possible work environment for creating spectacular visual effects. Almost a third of the office consists of social areas where the pirates gather to have lunch and celebratory fikas, get company updates, participate in fussball tournaments, and hang out for Friday beers