Organiserad administratör sökes till myndighet i Stockholm

Motiveras du av varierande arbetsuppgifter och tycker om att arbeta administrativt? Då myndigheten i höst kommer att flyttas till annan ort och flera anställda därmed sökt sig vidare till nya jobb söker nu vår kund förstärkning till den administrativa funktionen för att stötta upp verksamheten innan flytten.

Om uppdragsgivaren:

Vår kund är en liten myndighet med 12 anställda. Du kommer att arbeta inom den administrativa funktionen som består av en kanslichef som arbetar 50% och en administratör/kommunikatör som arbetar 100%. Myndigheten har till uppgift att utvärdera, analysera och redovisa effekter av både förslag och genomförda åtgärder inom kulturområdet, baserat på de kulturpolitiska målen. De assisterar även regeringen med underlag och utvecklingsrekommendationer rörande den statliga kulturpolitiken.

Om uppdraget:

Som administratör hos vår kund kommer du att hantera en variation av arbetsuppgifter, såsom ekonomiadministration, upphandling/inköp och kontorsadministration.

Ekonomiadministrationen kommer att bestå av att hantera inkomna fakturor: komplettera med fakturaunderlag vid behov, kontrollera betalfrist och kontakta leverantörer för korrigering vid behov, skicka till inskanningscentral, ta fram underlag för myndighetens samlingsfakturor avseende beställda resor, samt utföra fakturagranskning i Visma Proceedo. Du kommer även att hantera inkomna betalningsrapporter från Agresso, samt betalningsstatistik från banken.

Upphandling/inköp innefattar följande arbetsuppgifter. Att bevaka inköps- och upphandlingsbehov, samt planera och genomföra de inköp, avrop och upphandlingar som myndigheten har behov av, samt att vägleda medarbetare kring upphandlingsfrågor och dokumentera genomförda upphandlingar.

Kontorsadministration består av följande. Att samordna och hantera mötesarrangemang; planering och genomförande av både interna och externa möten, t.ex. personalmöten och möten med myndighetens insynsråd och vetenskapliga råd: Utskick av kallelser, lokalbokning, bokning av catering, föra mötesanteckningar och protokoll. Kontorsservice; löpande hantera och samordna felanmälningar för lokaler, IT och telefoni, praktisk introduktion för nyanställda: Visa lokaler samt samordna arbetsverktyg (passerkort, dator, telefon etc.), planera och genomföra interna gemensamma aktiviteter (planeringsdagar, sociala aktiviteter, studieresor etc.), ordna med presenter till/uppvaktning av anställda, samt löpnade uppdatera inventarieförteckningar. Flyttkoordinering; Planera och förbereda inför myndighetens flytt till Göteborg samt praktiskt samordna packningen av kontorsinventarier, samt planera och koordinera flytt av myndighetens konst.

Dina kvalifikationer:

- Gymnasium eller likvärdig utbildning
- Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet från liknande arbete
- Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
- Erfarenhet av avropsförfrågningar och direktupphandlingar är meriterande

Omfattning och tillträde:

Tjänsten avser ett heltids konsultuppdrag med start 2018-02-05 och beräknas pågå under ca 7 månader, med chans till förlängning.

Om ansökan:

Sök tjänsten genom att klicka på ansök nedan. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdag.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa av ansvarig rekryterare, förnamn.efternamn@bemannia.se. Ange annonstiteln för den tjänst som din fråga berör i ämnesraden i ditt mail.

För generella funderingar kring din ansökan eller vår rekryteringsprocess når du oss under kontorstid på jobb@bemannia.se alternativt 08-84 53 00.


Alla våra lediga tjänster finner du här: www.bemannia.se/lediga-jobb/

Registrera ditt CV här: www.bemannia.se/registrera-ditt-cv/
Då finns du med i vår databas även för framtida rekryteringar.

Bemannia är ett av Sveriges ledande bemannings- och rekryteringsföretag inom offentlig sektor. Vi har ramavtal med 220 kommuner och ett 100-tal förvaltningar, bolag och myndigheter. Bemannia är ett auktoriserat bemanningsföretag som har kollektivavtal. Detta är en trygghet och en kvalitetssäkring såväl för våra kunder som för dig som konsult. Bemannias etablerade samarbete med tusentals attraktiva arbetsgivare i hela landet erbjuder dig mängder med spännande karriärmöjligheter.

Välkommen till Bemannia - Rätt person direkt!

www.bemannia.se www.facebook.com/bemannia