Projektadministratör

Vi söker nu en erfaren projektadministratör till ett längre konsultuppdrag hos en samhällsviktig organisation. Uppdraget är ett 12-månaders vikariat med möjlighet till förlängning och passar dig som trivs i en koordinerande roll med många kontaktytor och ett högt tempo.
Din roll
Som projektadministratör är du spindeln i nätet och ett viktigt administrativt stöd till projektledare, beställare och projektorganisation. Du bidrar till struktur, kvalitet och effektivitet i verksamheten och säkerställer att administrativa processer fungerar smidigt i vardagen.
Ditt ansvar
I rollen ingår bland annat att:

Utföra dokument- och ärendehantering enligt gällande rutiner och riktlinjer


Diarieföra handlingar i ärendehanteringssystem samt bistå vid begäran om allmänna handlingar


Skriva, distribuera och arkivera protokoll från möten och workshops


Hantera mötesbokningar och resebeställningar vid behov


Administrera projektverktyg (behörigheter, nya användare, funktioner m.m.)


Beställa IT- och kontorsmaterial samt hantera passerkort


Hantera inkommande fakturor, granskning och kontering i ekonomisystem


Kvalitetssäkra fakturaunderlag och följa upp tidrapportering från konsulter och entreprenörer


Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar


Bistå med introduktion av nya resurser och avslut av konsultuppdrag


Vägleda i administrativa rutiner och metodstöd


Medverka i utveckling av administratörsnätverk


Utföra övriga administrativa uppgifter på uppdrag av chef eller projektledare

Kvalifikationer (obligatoriska krav)
För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

Lägst gymnasial examen


Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör i liknande verksamheter, exempelvis inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT


Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, inklusive diarieföring, arkivering och strukturering


Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller motsvarande ekonomisystem (granskning och kontering)


Mycket god förmåga att prioritera, strukturera och hantera flera parallella uppgifter

Meriterande erfarenheter
Följande erfarenheter är meriterande och ger mervärde i uppdraget:

Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet


Erfarenhet av EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem


Erfarenhet av webbaserade administrativa samarbetsverktyg såsom SharePoint, Avima eller liknande

Placering
Uppdraget genomförs i Stockholm och möjliggör för närvarande både arbete på plats och på distans. Fördelningen sker enligt verksamhetens behov och i dialog med beställaren.
Tidplan och omfattning
Start: 16 mars 2026


Slut: 12 mars 2027


Omfattning: 40 timmar per vecka


Förlängningsoption: möjlighet till förlängning med 1 + 1 + 1 + 1 + 1 år på oförändrade villkor

Låter detta som ett uppdrag för dig?
Välkommen att skicka in din ansökan redan idag – vi arbetar med löpande urval och ser fram emot att matcha din kompetens mot ett långsiktigt och samhällsviktigt uppdrag där din struktur och noggrannhet verkligen gör skillnad.