Projektadministratör

Cantera söker ambitiösa och drivna konsulter med mycket god teknisk kompetens och relevant utbildning. Vi tror att du trivs med att ställas inför nya utmaningar och att du förstår vikten av att sätta kunden i fokus.


Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara program-/projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:


·         Agerar utifrån projektets mål
·         Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering

·         Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.
·         Resurshantering i projekt/program:
o   Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
o   Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
o   Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten/programmet.
o   Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
·         Hantering av möten och dokumentation:
o   Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
o   Stödja vid framtagning av utkast av dokument samt granskning och ändringshantering av dokument
o   Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
o   Arbeta i våra digitala projektverktyg
o   Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten/programmet.
o   Stödja vid begäran om utlämnande av allmän handling
·         Stödjande i rapportering och ekonomi:
o   Delta vid framtagning av styrgruppsmaterial
o   Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
o   Ta emot, granska och kontera fakturor
·         Övrig praktisk hantering:
o   Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
o   Genomföra resebokningar för projekt/programmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
o   Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
o   Medverka i projekt/programintern kommunikationsinsatser
- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.
o   
·         Sällankommande arbetsuppgifter:
o   Vid placering på projektkontor kan även kontorsansvar ingå, dvs leda och styra (hantering av städavtal, hyresavtal, serviceavtal, posthantering etc.)


Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.
o   Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. program- och projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, beställargrupper, assistenter, andra projektadministratörer, samt vid behov externa leverantörer/entreprenörer.


Kompetenskrav


• Gymnasial examen med relevant inriktning.
• 5-8 års dokumenterad erfarenhet av tidigare administrativt arbete.
• Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet.
• Mycket god kommunikationsförmåga i både tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.  
• Minst 2 års praktisk erfarenhet av dokumenthantering
Goda kunskaper i MS Visio


Meriterande erfarenheter


• Kompetens inom projektadministration 
• Erfarenhet av att arbeta i projektform.
• Erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet.


Vid ansökan märk ansökan med Projektadministratör


Skicka in din ansökan så snart som möjligt då urval sker löpande och positionen kan bli tillsatt innan slutdatum.
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser