PROJEKTADMINISTRATÖR TILL MYNDIGHET

Arbetsuppgifter
Nu söker vi en duktig Projektadministratör som trivs som spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. I rollen som Projektadministratör kommer du arbeta hos vår kund och vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Som Projektadministratör kommer du jobba med många uppgifter parallellt och kunna prioritera arbetet. Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bland annat att du agerar utifrån projektets mål och aAnsvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor. Du är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering. I rollen medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk. Ditt arbete innebär även resurshantering som att hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag, och praktisk hantering av nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet. Du kommer även introducera nya projektmedlemmar, såväl anställda som konsulter i projekten, samt genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara. Som Projektadministratör kommer du även jobba med hantering av möten och dokumentation så som att ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation, samt ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering. Du kommer arbeta i organisationens digitala projektverktyg och stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten. Tjänsten kommer även innefatta arbete kring stödjande i rapportering och ekonomi, med uppgifter som att delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial, ta emot, granska och kontera fakturor, samt stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter.
Du kommer även ha viss övrig praktisk hantering vad gäller hantera aktiviterer kring mötesrum, flytt, resebokningar och medverka i projekt kring kommunikation och arrangemang.

Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. programledare, programadministratör, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer och entreprenörer.


Om oss
JobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag. Vi är inriktade mot tjänstemän och sätter stort värde i att hitta rätt person till rätt position. Genom att vara flexibla, tillgängliga och närvarande i relation till kund, konsult och kandidat, har vi som målsättning att hitta våra kunders drömkandidat och våra kandidaters drömjobb.
Uppdraget kommer att utföras hos vår kund i centrala Stockholm.


Kvalifikationer
- Du har minst 4 års erfarenhet av arbete som program eller projektadministratör
- Du har minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet alt. erfarenhet av att ha arbetat i en politikerstyrd organisation
- Du har minst 8 års erfarenhet av arbete som administratör
- Du har dokumenterad genomförd relevant gymnasieutbildning.
- Du kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift
- Det är meriterande om du har 4 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör i en myndighet
- Det är meriterande om du har minst 2 års erfarenhet av arbete med ProjectPlace och/eller Webforum ATLAS
- Det är meriterande med minst 2 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system


Personliga egenskaper
För att lyckas i rollen som Projektadministratör behöver du ha ett systematiskt och strukturerat arbetssätt. Du är lösningsinriktad, tar dig an problem med en öppen attityd och bjuder in till dialog och samverkan. Du kommunicerar enkelt och tydligt med fokus på mottagarens förutsättningar och behov, samt har god samarbetsförmåga, skapar och bevarar goda relationer. Du är självgående och tar initiativ för att hittar alternativa lösningar, samt har förmåga att prioritera och att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt. Samtigigt är du flexibel och kan snabbt anpassa dig när oförutsägbara arbetsuppgifter kommer upp.

Lön
Lön, enligt överenskommelse.

Tillträde och ansökan
Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start 2021-03-08 och uppdraget förväntas löpa t.o.m. 2023-12-31 med möjlighet till förlängning. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund.

Skicka in din ansökan (gärna i Word-format) snarast, då intervjuer sker löpande. Ansökningar mottagna innan 2021-02-21 kommer hanteras i ett första urval. Sista ansökningsdag är 2021-02-28.
Sökord: programadministratör, projektkoordinator, projektassistent, projektresurs, administratör, administrativ assistent, myndighetsjobb, administratörsjobb, jobb på Kungsholmen, admin