Projektadministratör till Stockholm!

🚇Stockholms tunnelbana är stadens blodomlopp – 100 km, 100 stationer och nästan en miljon resor varje dag. Nu söker vi dig som vill vara med och hålla pulsen stabil, flödet smart och projekten på rätt spår.
Vi letar efter en erfaren projektadministratör som älskar struktur, tempo och teamwork – och som trivs i en miljö där det händer mycket. Här får du jobba i flera parallella investeringsprojekt och vara en avgörande spelare bakom kulisserna.
💼 Din roll
Du får agera spindeln i nätet. Du arbetar både operativt och strategiskt och stöttar projektledare och chefer genom att skapa ordning, effektivitet och framdrift. Du rör dig obehindrat mellan system, dokument, människor och processer.
📂Arbetsuppgifter:
Dokumenthantering enligt fastställda rutiner


Diarieföring och hantering av offentliga handlingar


Administrera projektverktyg (behörigheter, användare, funktioner)


Mötes- och resebokningar vid behov


Hantera IT- och materialbeställningar samt passerkort


Fakturahantering och kontering i ekonomisystem


Kvalitetssäkra fakturaunderlag och kontrollera tidrapporter


On-/offboarding av projektmedlemmar


Introducera nya kollegor i verksamheten


Stötta vid upphandling och avslut av konsultuppdrag


Vara ett administrativt bollplank och metodstöd


Bidra till utveckling av administratörsnätverket

🌟Vem är du?
Vi tror att du:
✅ Har minst gymnasial utbildning ✅ Har minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör inom exempelvis kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, fordon eller IT ✅ Är van att arbeta i komplexa projektmiljöer med många parallella uppdrag ✅ Har minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering) ✅ Har flerårig erfarenhet av arbete i EDIT (Paltina) eller motsvarande diarieföringssystem ✅ Har minst 7 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller likvärdigt system, inklusive kontering och vidarefakturering ✅ Har arbetat minst 3 år som projektadministratör inom offentlig verksamhet ✅ Är van att arbeta i webbaserade projektsamarbetsverktyg som exempelvis SharePoint eller liknande
Personliga egenskaper vi värdesätter: ✅ Att du är strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten ✅ Har en stark förmåga attt kommunicerar tydligt och professionellt i både tal och skrift ✅ Att du är serviceinriktad, samarbetsstark och trivs i en stöttande roll
🤝 Kulturen vi värdesätter
Vi tror på:

Öppenhet – nya perspektiv gör oss bättre


Kompetens – vi utvecklas tillsammans


Pålitlighet – vi håller vad vi lovar


Samverkan – vi vinner som team

📅 Praktiska detaljer
Uppdragsperiod: 1 juli 2026 till 31 december 2027, finns goda chanser till förlägning.
Omfattning: Heltid 100%
Placering: Stockholm med möjlighet till distansarbete
Sista ansökningdag: 16 mars 2026!
Vill du vara med och utveckla framtidens tunnelbana – bakom kulisserna men mitt i händelsernas centrum? Då vill vi höra från dig✨
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.