Registrator

Vill du jobba på en plats med optimism och framåtanda? Där saker och ting händer och där du som medarbetare kan trivas och utvecklas? Då är Falkenbergs kommun något för dig.

Falkenberg är en stad på attraktiva västkusten som befinner sig i ständig utveckling. Vi bygger nya bostadsområden, utvecklar våra verksamheter och fler och fler väljer att flytta hit. Det finns också goda möjligheter att pendla till Falkenberg.

Att vara anställd hos oss innebär många möjligheter med chans att kunna växa och utvecklas oberoende av yrkesval. Vi vill skapa en hållbar framtid för vår miljö, våra medarbetare, för våra barn, ungdomar och gamla.

Vi tycker att Falkenbergs kommun som arbetsplats blir bättre av mångfald och söker därför människor med olika bakgrund och erfarenhet.

Vill du vara med och utveckla vår verksamhet?



ARBETSUPPGIFTER
Falkenbergs kommuns kanslienhet söker en kvalificerad administratör/huvudregistrator. Kanslienheten, som tillhör kommunstyrelseförvaltningen, består av kansli, arkiv, upphandling, IT och kommunikation. Kansliet ansvarar för kommunens centrala administration såsom post, diarieföring, ärendeberedning, kallelser/protokoll, sekreterarskap i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kansliet har systemansvaret för kommunens ärendehanteringssystem och förtroendemannasystem.

Kommunen har sedan några år ett ärendehanteringssystem som används för registrering av handlingar samt läsplattor för distribution av handlingar till nämndernas sammanträden. Utöver ett pilotprojekt på en av kommunens förvaltningar står nu kommunen inför ett breddinförande av själva ärendehanteringen i systemet.

Tjänsten innefattar registrering, klassificering och administration av kommunstyrelsens post/e-post och ärenden. Du är systemansvarig för ärendehanteringssystemet och ansvarar för att användandet av systemet utvecklas inom kommunen. Vidare har du ansvar för säkerställandet av att handlingar hanteras och registreras enligt gällande regelverk, hantera interna och externa förfrågningar om dokument och dokumenthantering samt information om registrerade ärenden/handlingar till allmänheten, myndigheter och media.

Arbetet utförs i nära samarbete med samtliga kollegor på enheten. Då breddinförande av ärendehanteringen nu ska påbörjas kommer du inledningsvis ha ett mycket nära samarbete med dels pilotprojektgruppen och dels nämndsekreterargruppen. I samband med införandet kommer du också att vara delaktig i att ta fram kommungemensamma rutiner för ärende- och dokumenthantering. I rollen som systemansvarig har du ansvar för att genom ett registratorsnätverk inom kommunen utveckla och kvalitetssäkra registratorsfunktionen inom samtliga förvaltningar.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst några års erfarenhet av ärendehanteringssystem eller annat motsvarande IT-stöd från kommunal, landstingskommunal eller statlig verksamhet och administrativ utbildning. Högskoleutbildning med inriktning på offentlig förvaltning, samhällsvetenskap/statsvetenskap och/eller juridik är meriterande.

Vidare bör du ha stort intresse för utveckling av dokument- och ärendehantering samt stor datorvana. Du ska ha kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet samt förståelse för villkoren inom en politiskt styrd organisation.

Det är viktigt att du är självgående och har ett strukturerat arbetsätt för att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Då arbetsuppgifterna ställer höga krav på kvalitet är det en förutsättning att du är noggrann och håller dig väl informerad om vilka mål och krav som gäller. För att verksamheten ska fungera på bästa sätt är ett professionellt arbetssätt med lyhördhet och konstruktiv problemlösning i kombination med ett serviceinriktat sätt egenskaper som vi fäster stor vikt vid.