Registrator

Vill du vara med och lösa en av de största samhällsutmaningarna? Trivs du i en miljö av innovationsanda, framåtdriv och starkt samhällsengagemang? Välkommen att söka dig till statens mest spännande start up - Utbetalningsmyndigheten!

Hos oss får du vara med och bygga upp en ny myndighet från grunden och bidra till att förhindra välfärdsbrott och därigenom den organiserade brottslighetens framväxt. Du får en arbetsgivare som månar om din utveckling och ger dig stort eget ansvar och mandat. Med hjälp av teknik i framkant, innovativa arbetssätt och en bred palett av kompetenser kommer du vara en del av en unik spjutspetsförmåga i det offentliga Sverige.

Om Utbetalningsmyndigheten

Den 1 januari 2024 inrättas Utbetalningsmyndigheten och är en del av en omfattande kraftsamling för att förhindra och motverka organiserad brottslighet och välfärdsbrott. Myndighetens uppdrag är att förebygga, förhindra och upptäcka felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Detta kommer göras genom dataanalyser och granskningar av välfärdsutbetalningar samt genom att ansvara för att välfärdsutbetalningar och utbetalningar från skattekontot kan genomföras till vardags, i kris och i krig.

Läs mer här: Inrättande av Utbetalningsmyndigheten - Regeringen.se.

Ansvar och arbetsuppgifter

I rollen som registrator ansvarar du för samordningen av myndighetens registrering/diarieföring av ärenden och tillhörande allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen. Du verkar för att systemstöd och rutiner som används för registrering/diarieföring möter såväl verksamhetens behov som författningskrav.

Som registrator ingår du i arkiv- och dokumenthanteringsfunktionen dit det även kommer att anställas en arkivarie. Samtliga normalt förekommande arbetsuppgifter ingår i rollen, bl a
. skapande och avslutande av ärenden i diarieföringssystemet,
. registrering/diarieföring av handlingar som har inkommit direkt till registrator via fysisk post eller myndighetens officiella e-postadress,
. ansvar för administration av myndighetens officiella e-postlåda och fullmakter för postöppning,
. viss verksamhetsförvaltning av diarieföringssystemet,
. framställning av den årliga ärendeförteckningen till JK, samt
. ge råd och informera om registrering/diarieföring och tillhörande dokumenthantering.

Du kommer att vara delaktig i att bygga upp former och struktur för myndighetens diarieföring. Du får en nyckelroll i att bedöma vilka rutiner som blir de mest effektiva och sedan implementera dessa i myndigheten så att verksamhetens behovs möts på bästa sätt. I det ingår även att delta både i upphandling och i införande av myndighetens diarieföringssystem.

Myndighetens verksamhet kommer att byggas upp succesivt under ca tre år och innehållet i rollen kommer att utvecklas över tid. Fullt uppbyggd har myndigheten troligen ca 100-150 medarbetare. Initialt kommer det att finnas ett stort behov av att etablera arbetsformerna.

Rollen är placerad på den Administrativa avdelningen. Avdelningen ansvarar bl a för HR, inköp, kommunikation, arkiv och registratur, ekonomiredovisning, samt lokalförsörjning inklusive internservice och växel.

Vi söker dig som har:

. Genomförd registratorsutbildning (diplomerad/certifierad/högskola) eller utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap.
. Aktuell erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning.
. Goda kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar.
. Mycket god förmåga att formulera dig i tal och skrift på svenska.
. Gymnasieexamen.
. God datorvana.

Det är meriterande om du har:

. Erfarenhet från arbete på statlig myndighet.
. Erfarenhet av att arbeta i något av de ledande diarie- och ärendehanteringssystemen.
. Erfarenhet av systemförvaltning.
. Erfarenhet av att genomföra utbildningsinsatser.

Egenskaper

För att trivas och lyckas i uppdraget behöver du vara noggrann, strukturerad och ansvarsfull, samtidigt som du har hög integritet och är prestigelös. Du behöver vara lösningsorienterad, lyhörd för verksamhetens behov och ha mycket god samarbetsförmåga och med ett konsultativt förhållningssätt.
De första åren kommer präglas av uppbyggnad och etablering av myndighetens verksamhet. Det kommer därför ställas stora krav på att du klarar av att ta initiativ, göra ställningstaganden och agera även om förutsättningarna inte är helt klara. Du trivs du i en roll med många kontaktytor och kan förhålla dig flexibel till vad som krävs i stunden.

Du baserar ditt förhållningssätt på de principer i grundlagarna som ska prägla all offentlig verksamhet - den så kallade statliga värdegrunden.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt

Tjänstgöringsorten är i Stockholm. Befattningen är placerad i säkerhetsklass vilket kräver svenskt medborgarskap. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan bli aktuellt. Du kan komma att krigsplaceras på myndigheten.

Är du intresserad?

Vill du veta mer om tjänsten, kontakta utredningssekreterare och blivande avdelningschef Henrik Engström på telefon 08-4055064. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Kontaktpersoner för de fackliga organisationerna är Martina Jansson (Saco) telefon 010-3037653, Helen Thornberg (Seko) telefon 08-7914132, Cinnika Lögdqvist (ST) telefon 072-2144005.
Tillträde 1 januari 2024 eller enligt överenskommelse.

Välkommen med din ansökan senast 6 augusti 2023.