Registrator och administratör - utvecklingsdriv och blick för helhet!

Västra Hisingen består av Torslanda och Biskopsgården och här bor drygt 53 000 människor med en spännande blandning av olika bakgrund och kultur. I vår stadsdel är vi övertygade om att när invånare och medarbetare får inflytande och känner delaktighet, skapar vi en bättre vardag för alla. Som en av våra 3 500 skickliga medarbetare är du med och utvecklar stadsdelen och ett långsiktigt hållbart Göteborg genom att ge våra invånare service av hög kvalitet. Välkommen till en arbetsplats där vi bryr oss om varandra, arbetar tillsammans och tänker nytt.

ARBETSUPPGIFTER
Vår nuvarande registrator ska vidareutbilda sig och vi behöver en duktig vikarie!

Som registrator på Västra Hisingen är du anställd inom kanslienheten som ingår i en av stadsdelsförvaltningens stödfunktioner – Utvecklingsavdelningen. Kanslienheten ansvarar för förvaltningens service till stadsdelsnämnden och även det administrativa stödet till förvaltningsledningen.

Registratorn ansvarar för diariet, förvaltningsbrevlådan och arkivet. Som registrator ansvarar du för att förvaltningens centrala post öppnas och sorteras rätt samt att du registrerar och diarieför handlingar. Du ger service och lämnar ut handlingar till tjänstemän, politiker, journalister och allmänhet. I arbetet ingår även att fördela ärenden till handläggare, expediera och arkivera handlingar samt arbete i några av förvaltningens verksamhetssystem.

Du kommer att ge stöd och utbildning samt introduktion till nya medarbetare i frågor kring ärendehantering, synpunktshantering, allmänna handlingar och i arkivfrågor. Du arbetar tillsammans med det övriga teamet kring ärendehantering, till exempel nämndsekreterarna. Du är med och driver utvecklingsfrågorna på enheten och kan då också få andra uppdrag eller uppgifter på ditt ansvar.

Du har även andra administrativa uppgifter på Utvecklingsavdelningen som till exempel beställningar, fakturor, samordning av aktiviteter och uppgifter samt vissa personaladministrativa förberedelser.

Här får du möjlighet att dela med dig av din sakkunskap och lära av andra för att fortsätta utvecklas i din yrkesroll.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har examen från en högskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller har registratorsutbildning samt erfarenhet som registrator. Meriterande är om du har två års erfarenhet av att ha arbetat med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter i en offentlig förvaltning. Du ska ha en god förståelse för hur en politiskt styrd organisation fungerar. Du ska ha mycket god datorvana. Vi arbetar i Lotus Notes, så det är en stor fördel om du har god vana av att ha arbetat i detta system.

Du ska ha dokumenterat gott ordningssinne och noggrannhet vilket krävs för att arbeta med registrering i diariet, arkivansvaret samt samordning av andra arbetsuppgifter. Du ska ha en omvittnad god pedagogisk förmåga samt känsla för service för att kunna hantera kontakterna med politiker, tjänstemän, journalister och allmänhet.

Vi vill att du ska kunna arbeta självständigt i kombination med god samarbetsförmåga. Du ska därför ha en dokumenterat god vana av att planera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter.

Du ska ha goda kunskaper i offentlighetsprincipen och sekretessbestämmelserna och om tillhörande lagstiftning såsom förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Det är meriterande om du arbetat med arkivfrågor tidigare.

Du ska ha dokumenterat god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Detta på grund av att du många gånger är första kontakten in i förvaltningen gentemot allmänheten och journalister. Du har kontakter med många olika personer och representanter för olika verksamheter genom telefon samt via e-post och brev.

Vi vill att du ska vara en person som ser helheten och vill bidra till utveckling av vår enhet för att hela tiden förbättra servicen till invånare och anställda.

Välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Vi värnar om våra medarbetares hälsa och erbjuder bla friskvårdsbidrag, rabatterade träningskort och cykelförmån.

Inför denna rekrytering har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och därför undanber vi oss ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.