Registrator och nämndsadministratör

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

Malmö har utvecklats till en spännande stad som lockar såväl människor som företag och i detta expansiva skede står Malmö stad inför flera utmaningar där Stadsbyggnadskontoret har en viktig roll. På stadsbyggnadskontoret arbetar 200 personer med att planera och utveckla Malmö. Stadsbyggnadskontoret är myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor och arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, bygganmälan, mätning och kartläggning samt service åt bostadsmarknadens parter.



ARBETSUPPGIFTER
Stadsbyggnadskontoret söker ytterligare en registrator och kvalificerad nämndsadministratör till enheten för juridik och kansli. Enheten har fem medarbetare och ansvarar för förvaltningens huvudregistratur, juridiska frågor och administration till Stadsbyggnadsnämnden och förvaltningschefen.

Som registrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Det är till dig medarbetare, allmänheten, massmedia m.fl. vänder sig för att hitta rätt i organisationen och få kunskap om Stadsbyggnadsnämndens ärenden och beslut. Du ansvarar för den centrala postöppningen och fördelar inkommande post, diarieför, rättidsprövar överklagade beslut och lämnar ut uppgifter och handlingar. Som nämndsadministratör arbetar du nära Stadsbyggnadsnämnden och svarar för administration och registrering av nämndens handlingar, upprättande av kallelser och protokoll, ersättningsunderlag, expediering av beslut, administration kring resor och konferenser m.m. Du deltar i utveckling av rutiner för dokumenthanteringen och nämndsadministrationen samt håller utbildningar inom dina områden. Ditt arbete innebär många interna och externa kontakter.


KVALIFIKATIONER
Du har god vana av registratorsarbete och administration och ett genuint intresse för samhällsfrågor. Du har utbildningsbakgrund från högskola eller motsvarande yrkeserfarenhet och gymnasieutbildning. Vi vill att du har kännedom om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet. Du har god erfarenhet av moderna dokument- och ärendehanteringssystem och gärna erfarenhet av att arbeta med ärendeprocesser. Du behärskar Officepaketet och du är bekväm med IT-frågor ur ett användarperspektiv. Du måste behärska svenska och engelska i tal och skrift. Erfarenhet från offentlig förvaltning är meriterande, liksom erfarenhet av IT-stödet Platina.

Struktur, noggrannhet och ordningssinne är en förutsättning för ett professionellt utförande av arbetsuppgifterna. Du har god samarbetsförmåga samt förmåga att arbeta självständigt såväl som i grupp. Du är omdömesgill och van att planera och fullfölja ditt arbete. Du har god problemlösningsförmåga och tar egna initiativ för att lösa de frågor som dyker upp. Du trivs med att ha många kontakter och uppgifter på gång samtidigt och har en god kommunikativ förmåga.