Registrator, Sektor samhällsbyggnad

Ale kommun med 29 000 invånare ligger strax norr om Göteborg och har den största befolkningsökningen i regionen. Ale växer med 300 bostäder per år.

Vi är 2 000 medarbetare som ska ge Aleborna inspiration att följa sina drömmar. Då krävs riktigt bra medarbetare. Vill du bli en av oss?

Vårt uppdrag är att säkerställa att kommunens invånare har en god boende- och livsmiljö i ett långsiktigt hållbart samhälle. Vi lämnar råd och upplysningar till allmänhet och företag men är också tillsynsmyndighet inom våra verksamhetsområden.

Sektor samhällsbyggnad innefattar ett flertal enheter bl a administration, teknisk fastighetsförvaltning, gata-park, plan och bygg samt miljö. Administrativa enheten består idag av åtta medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Registrator har till uppgift att registrera myndighetens allmänna handlingar. Tjänsten innebär ett ansvarar för ärendeflödet och registratorn har därigenom en nyckelroll inom myndigheten. Det är viktigt med hög social kompetens och att tycka om att vara ”spindeln i nätet”. Registratorn ska hålla sig informerad och uppdaterad avseende dokumenthanteringsfrågor och se till att rutinerna hos myndigheten inte försvårar allmänhetens rätt till insyn. Diariet/ärendehanteringssystemet, som i Ale heter Castor, är en informationsresurs som myndigheten ska hålla uppdaterad. Registratorn är den som registrerar ärendet och alla handlingar/all information i ett ärende, fördelar ärendet till handläggare samt avslutar ärendet. I tjänsten ingår även att ansvara för sektorns avtalsdatabas och förvaltningsbrevlåda samt att, vid behov, vikarierar för nämndsekreteraren. I tjänsten är man arkivansvarig för samhällsbyggnadsnämnden. Registratorn skall tjänstgöra som IFM administratör och sekreterare (IFM = information och förhandlingsmöten).

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt. Du har erfarenhet av administrativt arbete, digital dokumenthantering och registrering av handlingar, gärna i offentlig verksamhet.
Goda datorkunskaper är ett krav för tjänsten.

• Minst ett års erfarenhet av elektroniskt ärende-, diarie- och dokumenthanteringssystem
• Flerårig erfarenhet från ett brett och operativt arbete inom en leverans- eller supportorganisation med fokus på dokumentation
• Du har stor integritet och professionalism
• Du har god kommunikativ och social förmåga
• Du är resultat- och lösningsfokuserad
• Du är serviceinriktad och prestigelös
• Du är ansvarsfull, noggrann, strukturerad och självständig. Du har förståelse för enhetens arbete och verksamhetens mål
• Goda kunskaper i svenska både i tal och skrift

Vi lägger särskild vikt vid följande kompetenser:
Du är noggrann och kvalitetsmedveten och är van vid att planera och strukturera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar utifrån ett helhetsperspektiv och har en god förmåga och vilja att hjälpa andra. Du har lätt för att arbeta tillsammans med andra, både internt och externt. Det är även viktigt att du är flexibel och stresstålig då arbetsbördan kan variera över tid.
För att passa som registrator måste du kunna uttrycka dig mycket väl i tal och skrift på svenska.

Vi kommer att fästa stor vikt vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.