Registrator/administrativ assistent

SLL Upphandling, Specialistenheten SLL Upphandling är den avdelning inom Stockholms läns landsting som ansvarar för samordnad upphandling av varor och tjänster. SLL Upphandlings huvuduppgift är att säkerställa att landstinget får varor och tjänster till bästa pris med rätt kvalite och låg miljöpåverkan samt att upphandlingarna sker enligt gällande lagar och relger på området. Landstingets upphandlingar görs inom ramen för Lagen om offentlig upphandling (LOU). SLL Upphandling kommer inom kort att genomföra en mindre organisationsförändring och går då från att vara uppdelad i tre enheter till att bli fyra enheter. Tre av enheterna kommer att ansvara för olika områden av upphandlingar samt avtalsuppföljning. Den fjärde enheten, Specialistenheten kommer att stödja de övriga enheterna med analyser samt svara för att informationen läggs ut på våra webbsidor, i stödsystemen samt diariet. På avdelningen har vi 47 tjänster varav två är assistenter som delar på vissa arbetsuppgifter och vikarierar för varandra vid ev frånvaro. Arbetsuppgifterna är uppdelade i två olika delar - arkivering/diarieföring på 50% och allmäna kontorsgöromål på 50% Arkivering/diarieföring Inom Landstingsstyrelsens förvaltning används en webbbaserad version av diariesystemet EDIT (Platina) och din uppgift blir att ansvara för att avdelningens handlingar diarieförs och arkiveras korrekt. I ansvaret ingår även att dokumentera rutinerna och se till att dessa hålls aktuella utifrån reglementen och lagstiftning på området. Utöver diarieföringen ingår ett ansvar för att hantera avdelningens anmälningsärenden till Landstingsstyrelsens möten. Allmänna kontorsgöromål - post och telefonservice - beställningar av kontorsmateriel - kopiering av handlingar - mötesbokningar - skriva minnesanteckningar - rese- och hotellbokningar - boka och anordna konferenser - kontrollera faktura- och konteringsunderlag - uppackning, märkning och förvaring av varuprover - gymnasieutbildning - erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete - erfarenhet av registratorsarbete - erfarenhet av programmen MS-office. I övrigt god datorvana och erfarenhet av datoriserade system. - mycket goda kunskaper i svenska Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete samt diearieföring. Arbetet ställer stora krav på flexibilitet, samarbetsförmåga samt kapacitet att hålla många bollar i luften samtidigt. Arbetsuppgifterna kräver att du sätter ordning och reda högt samt är strukturerad. Då arbetsuppgifterna innehåller hantering i många olika system är det en stor fördel om du har lätt för att arbeta datorbaserat och att lära dig nya system. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.