School Economist

Internationella Engelska Skolan (IES) is a leading independent school group ("friskola") with academic results far above average and a diverse and energetic staff. Teaching is through both Swedish and English, with English the language of the corridors. IES is one of Sweden's largest school groups at "Grundskolan" with 46 schools and around 32,000 students across the country. IES has grown steadily and maintained quality since 1993.


More about the company and its schools can be found at www.engelska.se


Vi söker nu en skolekonom och HR-administratör till vårt admin-team. Denna roll är viktig i stödet för skolans löpande arbete men även i det strategiska utvecklingsarbetet. Förutom att arbeta i teamet och att bidra till skolans administration i sin helhet, ligger fokus i arbetet på:

Ekonomi

- Löpande bokföring
- Bistå rektorn i budgetarbetet inför kommande verksamhetsår
- Månadsvis kostnadsuppföljning av budget och kommentarer på utfallet till huvudkontoret
- Månadsvis avstämningar av samtliga balanskonton
- Kontera och kontrollera inkommande leverantörsfakturor i Palette
- Fakturering i Hogia
- Avstämning av skolpeng från flera kommuner månadsvis för ca 770 elever
- Kontakter med kommuner
- Ansvara för skolans elektroniska handkassa 
- Forse ämnesansvariga med löpande budget information under året
- Inköp och beställningar av material och utrustning för samtliga avdelningar 
- Statistikinsamling och sammanställning skolkostnader för SCB och skolans huvudkontor

HR / Visum admin

- HR-administration såsom anställnings- och rekryteringsadministration - skrivning av kontrakt etc
- Hjälpa till med administrationen av “onboarding och offboarding” av medarbetare
- Administration för arbetstillstånd av utländska lärares flytt till Sverige, samt förlängningar av visum. 
- Kontakt med Försäkringskassan och företag som har hand om visumhandlingar
- Statistikinsamling och sammanställning pedagogisk personal för SCB och skolans huvudkontor

Payroll Admin

- Månadsvis rapportering av personal avvikelse samt registrering av semesterdagar/övertid  för samtliga 75 anställda på Hogia Lön. 
- Kontrollera preliminär lönekörning 
- Fungera som huvudkontakt för skolan gentemot löneavdelningen på huvudkontoret

Tjänsten är placerad lokalt på vår skola i Kista, men samverkan med andra IES-skolor och huvudkontoret förekommer regelbundet i form av digitala träffar eller fysiska möten när det behövs. Du kommer även att ingå i admin-teamet som träffas en gång per månad. 

Vem är du?

Vi söker dig med en relevant akademisk examen eller motsvarande och ett antal års erfarenhet av arbete inom administration, ekonomi och/eller HR. Erfarenhet från skolvärlden är meriterande, men inte en nödvändighet. Vidare är du strukturerad, flexibel och har en god organisatorisk förmåga. Arbetsbördan är bitvis stor under vissa delar av året, vilket gör att stresstålighet är nödvändig. Då du kommer att ha många processer igång samtidigt krävs det att du är van att arbeta självständigt, prioritera bland dina olika arbetsuppgifter samt kommunicera med olika uppdragsgivare. Du behärskar engelska i både tal och skrift och har erfarenhet av att arbeta med finansiella system t.ex Hogia & den svenska kontoplanen.  

Tjänsten ger utmärkta möjligheter att utvecklas, bli expert på ditt område och därför fungera som en värdefull resurs för kollegor på skolan, skolledning och IES i övrigt. För dig som vill känna att ditt arbete är meningsfullt och att du är en viktig hörnsten för verksamheten och dess personal så är detta en utmärkt tjänst att söka.