Sekreterare/assistent

Position
Sekreterare till de två högsta cheferna inom företagsgruppen.

Uppgifter
Detta är exempel på uppgifter men tjänsten är inte begränsad till
dessa.Mycket beror på personen vi anställer och dess kompetens.
Bland det viktigaste är dock att avlasta de två cheferna avseende
olika uppgifter som idag handhas av dem, samt att vara ett filter för all den kommunikation som kommer till huvudkontoret.

Svara i telefon
Boka in möten till de två cheferna
Handha all korrespondens såväl inkommande som utgående avseende brev
Förhandsgranska samtliga mail som kommer till de två cheferna och svara på de som inte behöver skickas vidare
Boka resor etc
Göra reseräkningar
Sammanställa material till och från de andra kontoren
Förbereda möten
Utföra ärenden
Föra protokoll vid möten
Ansvara för chefernas agendor
Ansvarig för kontoret och kontorsmaterial
Etc

Personlig profil
Den vi söker ska vilja arbeta som sekreterare och finna detta arbete stimulerande över åren.Personen ska ha ett starkt ordningssinne och förmåga att organisera.Vi ser framför oss en person ca 45-55 år som tidigare har arbetat som sekreterare och önskar att fortsätta med det i en ung och stimulerande miljö.Det bör vara en person som tycker om tempo och är flexibel i arbetsuppgifter.Personen får gärna ha en profil av att vara "mamma" på kontoret.Ta hand om kontoret och dess anställda, se till att samkväm såsom fikor, födelsedagar etc firas.Personen ska vara positiv och gärna ha extern kontakt med de andra kontoren, kunder, leverantörer etc.

"Skallkrav"
Flytande på engelska såväl skriftligt som muntligt (detta är
koncernspråket och vi har många som inte talar svenska)
God datorvana avseende Office Paketet (Excel, powerpoint och Word), internet, etc
Organisationsförmåga
Strukturerad och ordningssam
Proaktivitet, vi är mycket ofta inte på kontoret och personen måste
själv lägga upp sin dag och arbetsuppgifter

"Bör ha krav"
Jobbat tidigare som sekreterare
Mycket god datorvana
Språkkunskaper, vi har anställda som talar franska, italienska,
spanska, mfl
Viss ekonomisk kunskap för sammanställning av reseräkningar etc
Social förmåga och kunna ta hand om besökare på kontoret

Jag hoppas att detta fungerar som grund för er första analys av
kandidater.Vänligen kontakta mig om ni har några som helst frågor angående denna tjänst.

Andreas Gindin
CFO / Managing Partner
Besedo Global Services