Senior avdelningsadministratör

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet.
Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering, koordinering och kommunikation till dokumentation, inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt, har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt.
Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund. 
ArbetsuppgifterAdministrativt stöd till chefer
Kalender- och möteshantering


Ta fram presentations- och mötesmaterial


Samordning av beslutsunderlag (delegeringar, jävsdeklarationer m.m.)


Uppdatering av intranät och interna informationssidor

Personaladministration
Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter


Beställning av utrustning, accesser och behörigheter


Hantering av semesterlistor


Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi & inköp
Inköp av material, utrustning och tjänster


Enklare rapportering i UBW


Fakturahantering och kontering vid behov

Möten och event
Planera interna möten, workshops och konferenser


Bokning av lokaler, teknik och catering


Skapa agendor, skriva protokoll och följa upp actions


Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul, dokumentation och gästsamordning

Dokumentation & kommunikation
Uppdatera presentationsmaterial och intranät


Skriva enklare beslutsunderlag


Dokumenthantering i filserver och SharePoint


Diarieföring


Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner

Omfattning och fördelning av tid
Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad


Ledningsgruppsarbete: ca 12–15h/månad


Avdelningsgemensamma frågor: ca 20–30h/månad


Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef)


Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid.
Arbetsledning
Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad)


Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad)


Löpande dialog med huvudansvarig chef


Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov

Introduktion (vintern 2025/26)
Fas 1 (vecka 1–2/3)

Introduktion till Svenska kraftnät


Obligatoriska utbildningar


Genomgång av system och standarduppgifter


Träffa chefer och administratörsnätverket


Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör


Fas 2 (vecka 3/4–8)

Introduktion till ledningsgruppsarbete


Sätta sig in i årshjul och planering


Stöd till sektions- och enhetschefer


Handläggning av ärenden

Övrigt om uppdraget
Start: 2026-02-02


Längd: Till 2027-02-02


Option: Möjlighet till förlängning till 2028-02-02


Omfattning: 100%


Plats: Sundbyberg (främst på plats, någon distansdag efter överenskommelse)


Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll