Senior Office Administrator

Proffice är det nordiska bemanningsföretaget.Vi har över 10 000 medarbetare och verkar inom personaluthyrning, rekrytering, outsourcing samt karriär- & utvecklingsprogram.Profficeaktien är noterad på Stockholmsbörsen.Vi söker nu en administrativt ansvarig till en av våra kunder i läkemedelsbranschen/kliniska prövningar.Tjänsten är ett föräldravikariat på ca 1 år och du kommer under denna tid vara anställd hos Proffice, men uthyrd till vår kund.Din huvuduppgift är att leda och koordinera det svenska kontorets dagliga verksamhet och på bästa sätt använda företagets administrativa funktioner.I konkreta arbetsuppgifter innebär detta bl a: # Ansvar för alla administrativa funktioner, se till att de håller en hög kvalitet samt hålla ledningen informerad om eventuella administrativa ärenden som kräver åtgärder.# Ansvar för kontakt och förhandling med leverantörer av kontorstjänster såsom catering, städning, säkerhet, kontorslokaler, firmabilar mm. # Koordinera alla lokala researrangemang såsom taxi och hotell för besökande personal och gäster i samarbete med den centrala reseavdelningen.# Nära samarbete med IT-avdelningen i Tyskland för att säkerställa att all IT-utrustning fungerar, inventera, ha hand om lokal support mm. # Tillsammans med övriga avdelningsansvariga förbättra organisationens effektivitet.# Personalansvar för 1-2 receptionister vilket inkluderar handledning, utvärdering/uppmuntran mm samt tillhandahålla eventuell utbildning för att förbättra personalens kunskap och prestation.# Vissa ekonomiska åtaganden, t ex se till att avdelningens fakturor betalas och tillhandahålla budgetunderlag.# Ett flertal andra uppgifter inom HR, t ex introduktion för all ny svenska personal, utbilda personal i företagets egna IT-system samt administration av lönelistor och personaldatabas.Du behöver ha arbetat med liknande uppgifter inom Business Administration/Facility Management tidigare och bör också gärna ha någon form av för tjänsten relevant utbildning.Mycket goda IT-kunskaper, inklusive MS Office.Flytande engelska (koncernspråk) och svenska i tal och skrift är ett krav.Du ska över lag vara duktig på kommunikation.Erfarenhet från läkemedelsbranschen är meriterande.Detta är en bred roll med flera olika ansvarsområden, vilket innebär att du måste vara mycket duktigt på att organisera, prioritera och skapa en helhetsbild.Du måste kunna anpassa dig snabbt till olika situationer och kunna lösa eventuella problem som uppstår.Det är också viktigt att du trivs i en mindre, växande organisation där det stundtals kan vara snabba förändringar och högt arbetstryck.Tjänsten ska tillträdas i början av september, men då vi intervjuar och presenterar kandidater till vår kund löpande är det viktigt att du ansöker så snart som möjligt då tjänsten även kan komma att tillsättas innan ansökningstiden går ut.Sök tjänsten via vår hemsida www.proffice.se (sökväg: Stockholms län, administration) alternativt via länken nedan: https://sjobs.brassring.com/1053/ASP/TG/cim_jobdetail.asp?jobId=47407&type=search&partnerid=20054&siteid=5036