Serviceinriktad E-handelssupport till Stockholm Stad

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden såsom löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor samt växelfunktion. Serviceförvaltningen har ca 350 medarbetare och har sin huvudsakliga lokalisering i Globenområdet.



Arbetsplatsbeskrivning
Verksamhetsområde Upphandling genomför koncerngemensam upphandling och avtalsförvaltning samt erbjuder operativt upphandlingsstöd till förvaltningar och bolag.

Mål för vår verksamhet är att uppfattas som en modern och effektiv upphandlingsorganisation samt upplevas som en attraktiv och affärsmässig samarbetspartner för såväl uppdragsgivare som leverantörer. Vi är idag ca 40 medarbetare inklusive verksamhetschef och enhetschef.

Inom verksamhetsområdet bildades den 1 september Enheten för e-handel. Kommunfullmäktige har beslutat att utveckla och standardisera Stockholms stads inköpsprocesser och rutiner i elektronisk miljö. Målet är ökad avtalstrohet, kostnadsbesparingar, en effektivare och kvalitetssäkrad inköpsprocess, samt förbättrade möjligheter för uppföljning och analys. Målet är att det ska bli "lätt att göra rätt" för stadens medarbetare som gör inköp.

Stadens förvaltningar använder ett gemensamt inköpssystem. Serviceförvaltningen är ansvarig för att stötta och utbilda medarbetare i stadens organisation vid beställning samt att ansluta leverantörer till inköpssystemet.

E-handelssupporten söker nu tre nya medarbetare. Två för visstidsanställningar med start omgående och som löper på i ca ett år samt en för en tillsvidareanställning med start omgående där sex månader provanställning kommer att tillämpas.

Arbetsbeskrivning

E-handelssupporten är en funktion som startade för ca 1,5 år sedan. Tillsammans med chef och kollegor på e-handelsenheten ansvarar du för e-handelssupport till stadens medarbetare. Du får en viktig roll i att vägleda stadens medarbetare i frågor kring e-handel, inköp och beställningar.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:

- ge service till stadens medarbetare när det gäller e-handelsfrågor
- ge vägledning i inköpsprocessen till de medarbetare som använder stadens inköpssystem. Ge stöd, råd, tips och kunna förmedla goda exempel
- ge praktiskt stöd i användandet av inköpssystemet, bl a via MS Skype för företag
- ta emot synpunkter från användarna. Återkoppla och ha kontakt med avtalsägare (ansvarig upphandlare) och eventuellt leverantörer
- i samråd med ansvarig upphandlare ge vägledning vad gäller avtal, regler och policys för inköp
- delta i det dagliga arbetet avseende e-handel

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

- har en avklarad gymnasieutbildning med inriktning mot administration, ekonomi eller liknande som arbetsgivaren bedömer som relevant.
- mycket god IT-vana
- förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska

Det är meriterande om du har:

- erfarenhet av arbete med kundsupport och att ge vägledning och stöttning via telefon
- erfarenhet av att ha arbetat med e-handel
- kurs/utbildning inom upphandling och/eller inköp
- erfarenhet av att koordinera/planera arbetsuppgifter
- erfarenhet av ärendesystem och fakturafrågor

Arbetet innebär mycket vägledning och stöttning via telefon, vilket ställer stora krav på att du är kommunikativ och pedagogisk.

Du är lösningsorienterad och har en mycket väl utvecklad servicekänsla.

Du är nyfiken och engagerad och trivs i att arbeta i en organisation under utveckling. Du är inte rädd för nya och förändrade uppgifter eller att ställas inför nya frågeställningar och utmaningar.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Är du dessutom en person som trivs med att ha ett varierande och utmanande arbete så är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Våra lokaler är tillgängliga och användbara för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga. 

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.