SiS söker Administratörer/chefsassistenter som vill göra livsviktig skillna

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar och för vuxna med missbruk. Det gör vi på särskilda ungdomshem och LVM-hem över hela landet. SiS verkställer även sluten ungdomsvård och finansierar forskning för att utveckla vården och behandlingen. I klartext är det vårt uppdrag att vända liv som präglats av utanförskap, missbruk och psykosociala problem. Därför spelar SiS en avgörande roll i vårdkedjan och ger hopp i svåra situationer. Att skapa den livsviktiga förändringen och möjligheten är inget vanligt jobb. Därför blir ditt arbetsliv på SiS en resa i personlig utveckling och din vardag en tuff och spännande utmaning på alla professionella plan.


På huvudkontoret på Lindhagensgatan, Hornsberg i Stockholm, är vi ca 200 medarbetare fördelat på sex avdelningar. Tillsammans arbetar vi för att stötta och utveckla myndigheten med ca 4000 medarbetare. Myndigheten växer och i december 2020 kommer huvudkontoret att flytta till nya lokaler i Solna Business Park.

GD-kansliet ansvarar för att analysera, samordna och planera in särskilda åtgärder med anledning av eventuella brister i verksamhetens kvalitet. Kansliet ansvarar för kvalificerade uppdrag och utredningar vilka ofta är initierade av GD. Detta innebär kontakter på olika nivåer inom myndigheten och med externa parter som departement, andra myndigheter, kommuner, regioner m.fl. Kansliet samordnar myndighetens omvärldsbevakning. Kansliet ansvarar för att samordna, driva och följa upp myndighetens etikarbete. Kansliet ansvarar också för att samordna myndighetens åtgärder med anledning av externa myndigheters tillsyn såsom IVO, Skolinspektionen, Riksrevisionen m.fl. samt för motsvarande arbete med anledning av internrevisionens granskningar. Kansliet ansvarar även för att säkerställa hanteringen av myndighetens styrande dokument.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker dig som är en van administratör/chefsassistent med erfarenhet och kunskap av att arbeta som sekreterare på ledningsnivå. Stämmer det in på dig? Då kan det vara dig vi söker!

Rollen som administratör/chefsassistent innebär att ge ett strukturerat administrativt stöd till generaldirektören och avdelningsdirektörerna. Du ansvarar för den dagliga servicen och har varierande arbetsuppgifter: hantera avdelningsdirektörernas kalenderbokningar, telefon och e-post, boka och förbereda möten samt ta fram mötesunderlag, och arrangera konferenser, boka resor och andra möten. I arbetsuppgifterna ingår även att skriva protokoll, redigera dokument och genomföra utskick samt övriga administrativa uppgifter kopplade till generaldirektörens och avdelningsdirektörernas arbete. I dina arbetsuppgifter förekommer också vissa interna processer såsom fakturahantering samt remiss- och ärendehantering.

Befattningen är placerad vid huvudkontorets GD-kansli. Du är underställd kanslichefen.

KVALIFIKATIONER
Du ska ha:
• Gymnasieutbildning
• Flerårig erfarenhet från liknande roller
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Mycket goda kunskaper i både svenska och engelska, i såväl tal som skrift samt gärna ytterligare språk

Du bör ha:
• Eftergymnasial utbildning inom administration eller ekonomi
• Erfarenhet inom statlig eller kommunal verksamhet

Du är:
Vi söker dig som har ett stort intresse för service, hög ansvarskänsla och kan hantera administrativa uppgifter självständigt och med hög kvalitet. Som chefsassistent behöver du vara kommunikativ och ha en utvecklad samarbetsförmåga. Arbetsbelastningen kan vara ojämn vilket ställer krav på stresstålighet och prioriteringsförmåga. Att du har hög integritet är en självklarhet liksom en känsla för ordning och detaljer. Stor vikt kommer att läggas vid din personliga lämplighet. Sist men inte minst delar du SiS värdeord; Respekt, Omtanke och Tydlighet.

ÖVRIGT
SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

I den här rekryteringen görs urval och intervjuer löpande.