Skoladministratör till Oxievångsskolan

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Tillsammans gör vi skillnad!
Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att ge alla Malmös elever samma möjligheter att lyckas i skolan och nå goda resultat. Förvaltningen ska även skapa de bästa förutsättningarna för de medarbetare som möter våra elever och deras vårdnadshavare. Oavsett arbetsuppgifter så innebär ett arbete i grundskoleförvaltningen att göra skillnad för våra 28 000 elever. Tillsammans med 4 900 kollegor kan du vara med i skapandet av varje elevs bästa skola.

Oxievångsskolan är belägen i Oxie, med närhet till naturen och pågatågstationen. Oxievångsskolan är en 6-9 skola med Eleven i fokus. Vi sätter relationen till våra elever högt och alla på skolan gör sitt yttersta för att våra elever ska trivas på skolan. Skolan är en helt digitaliserad skola vilket behöver avspeglas i vår nya skoladministratörs kunskaper.

ARBETSUPPGIFTER
Oxievångsskolan söker en skoladministratör. I ditt uppdrag som skoladministratör ingår att, i samarbete med andra medarbetare i grundskoleförvaltningen, stödja skolverksamheten så att vi skapar de bästa förutsättningarna för det pedagogiska uppdraget. Fokus i uppdraget är att uppnå effekter och värden för eleven och att bidra till en god arbetsmiljö för såväl medarbetare som elever.

Du utgör ett nära stöd till skolledarna inom områden som elev-, personal-, ekonomi-, informations- och myndighetsadministration. I ditt uppdrag har du en central och viktig roll i skolans expedition. Du är ansiktet utåt och tar dagligen emot besök, hjälper och vägleder elever, pedagoger, föräldrar, myndighetspersoner etc. som kommer eller ringer till skolans expedition i olika ärenden.

Du har huvudansvar för samordning av den interna servicen på skolan och är behjälplig i allmänt förekommande kontorsgöromål. Du stödjer genom att sköta beställningar och bokningar av olika slag samt formulerar och distribuerar inbjudningar och infoblad mm. I uppdraget ingår också att hantera elevadministration, vilket bl a innebär att registrera in- och utskrivningar, platina, placeringar, betyg och andra elevresultat mm.

Du har ansvar för posthantering, diarieföring, registrering, arkivering och kan vara behjälplig i lokal ärendehantering kopplat till myndighetsutövning. Detta kan innehålla arbetsuppgifter som framtagning av olika typer av underlag för statistik, underlag för beslut samt förberedelser av utskick av olika slag mm.

Inom ekonomiområdet ingår bl a att hantera fakturor, göra konteringar, uppföljningar, inköp och beställningar via ekonomisystemet EKOT.

Som skoladministratör ingår även uppdrag som rektorsområdets chefsstöd när det gäller personaladministration kopplat till HR-systemet Personec P.
Arbetsuppgifter kopplade till korttidsbemanningen innehållande bl. a. bokning av vikarier och administration och planering kring detsamma i befintligt IT-system kommer också ingå i uppdraget.


KVALIFIKATIONER
Du som söker har minst 3-årig gymnasieutbildning eller motsvarande. Har du högskoleutbildning inom det administrativa området gärna kopplat till juridik, HR, ekonomi eller kommunikation så är det meriterande. Du måste ha tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna av administrativt arbete på en skola samt i kommunal verksamhet. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbetsledning och processarbete sedan tidigare.

Du har mycket god förmåga att formulera dig i tal och skrift. Du är drivande, serviceinriktad och flexibel utifrån vad situationen kräver. Det är av vikt att du är strukturerad, stresstålig och systematisk i ditt tillvägagångssätt. Det innebär att du är observant och lyhörd för vad som behöver göras och kan prioritera på ett effektivt sätt. Du har hög social kompetens, god organisationsförmåga, god samarbetsförmåga, är ansvarstagande och har ett professionellt förhållningssätt och bemötande.

Att arbeta med datorn som arbetsredskap är en självklarhet för dig. Du har god IT-vana och har lätt för att tillägna dig olika system.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och kunskaper inom IT-system Personec P (personal), EKOT (ekonomi), Extens ( betyg och elevregistrering), Platina (diarieföring), Vikariebanken (vikariesystem) och Novaschem och skola24 (schemaläggning och frånvarohantering). Erfarenhet av att administrera hemsidor samt god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit 0771- 10 10 29. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.