Skolsekreterare Komvux Malmö

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola, vuxenutbildning samt arbetsmarknadspolitiska insatser. Idag är vi nästan 2 000 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att få ungdomar och vuxna att bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Vi ger kraft att växa.

Komvux Malmö Universitetsholmen erbjuder gymnasial yrkesutbildning inom vård och omsorg (utbildning till undersköterska). Skolan håller på att flytta och blir snart en av flera verksamheter på Värnhemskolan. Värnhemskolan är centralt belägen i Malmö med närhet till goda kollektivtrafik-förbindelser.

ARBETSUPPGIFTER
Som skolsekreterare arbetar du med administrativa uppgifter och system samt ger stöd och service åt skolans elever och personal. Du arbetar nära skolans rektorer och är en av två skolsekreterare.

Dina huvudsakliga ansvarsområden är:
- Elevadministration
- Administrativ service till elever och personal (tidvis via receptionen)
- Ekonomiadministration
- Ärende- och dokumenthantering
- Administrativt stöd till rektorerna

Elevadministrationen sköts via systemet Extens och innebär bland annat kursupplägg, gruppbyten, hantering av betyg och olika intyg till eleverna. Ekonomiadministrationen innebär ett ansvar för fakturagranskning, kontering, kundfakturering, inköp och beställningar samt viss ekonomisk uppföljning av inkomna uppdragsutbildning, vilket till största del sker i ekonomisystemet Ekot (Raindance). Du har även ansvar för diarieföring i systemet Platina, vilket innebär att du är enhetens registrator och ska se till att vi uppfyller våra skyldigheter enligt offentlighets- och sekretesslagstiftningen.

Du blir en viktig del för att se till att verksamheten får det administrativa stöd den behöver. För att kunna ge service till eleverna på ett lättillgängligt sätt kommer du tidvis att arbeta i receptionen. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med övriga skolsekreterare och assistenter inom vuxenutbildningsområdet i Malmö Stad. Planer finns att samlokalisera all vuxenutbildning i Malmö Stad och då kommer innehållet i tjänsten att förändras.

KVALIFIKATIONER
För tjänsten krävs att du har en utbildning på minst 180 högskolepoäng, exempelvis inom ekonomi eller samhällsvetenskap. Du har tidigare arbetat minst ett år i en administrativ roll, gärna inom offentlig verksamhet, och har således erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system. Du behärskar svenska språket väl, både skriftligt och muntligt.

För att trivas hos oss ska du vara serviceinriktad, strukturerad och ha en god samarbetsförmåga. Du gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt, av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. Du känner dig bekväm med att arbeta med datorn som främsta redskap, men trivs också med många kontakter och ständigt svara på inkomna frågor.

Erfarenhet av de system som används i verksamheten är meriterande.

Låter detta som en tjänst för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.