Supervisor/Coordinator till Hannes Snellman

Hannes Snellman är en internationell advokatbyrå med två hemmamarknader - Norden och Ryssland.Vi har drygt 300 anställda på våra kontor i Stockholm, Helsingfors, Moskva och St.Petersburg.Hannes Snellman fokuserar på transaktioner och konflikthantering. Vår byrå är summan av de skickliga individerna som vår personal består av.Vi har en stark gemensam agenda och för oss är det ytterst viktigt att våra klienter får den bästa servicen.Rollen som Supervisor/Coordinator för Office Services teamet innebär att funktionellt leda och strukturera arbetet för kontorsservice dvs reception, vaktmästeri och konferens.Du rapporterar direkt till HR & Office Manager och har övergripande ansvar för samtliga kontorsrelaterade frågor inom nämnda områden som t ex, förhandla leverantörsavtal, inköp av möbler och kontorsmaterial, kontorsbudget, fastighets- och lokalfrågor, förvaltning, säkerhetsfrågor, bemanning och arbetsfördelning samt tillsammans med HR & Office Manager personalutveckling, lönesättning etc.Vidare säkerställer du att receptionen erhåller en hög servicegrad och att kontoret är välskött och snyggt. Vi söker dig som själv har erfarenhet från kontor och administration, som är en servicesjäl och som är redo att ta ett nästa steg i din utveckling.Du har tidigare arbetat i och kanske haft ansvar över reception eller fungerat som kontorsansvarig.Du är van att förhandla avtal, samarbeta med människor men också att ta beslut i frågor samt att delegera ansvarsuppgifter.Du har lätt att lyfta blicken från detaljer utan att låta uppgifter hamna mellan stolarna.Du är en doer med förmåga att entusiasmera, prioritera och utveckla samarbeten, strukturer och processer. Då vi har expanderat kraftigt är en viktig del i rollen att sätta en struktur för Office Services teamet där din professionella problemlösarattityd är ovärderlig.Vi har nyligen flyttat till nya lokaler där många rutiner och funktioner ska på plats - något du kommer att forma och påverka.Ibland ställs krav på att ställa upp med kort varsel utanför arbetstid varför du bör kunna vara flexibel.Du har hög integritet och är van vid att hantera konfidentiell information.För att passa in i kulturen har du ett strukturerat och proaktivt arbetssätt och en positiv inställning till dig själv och dina kollegor.Med rätt attityd når du långt. Vi tror att du som söker har en gymnasial utbildning, gärna kompletterad med högskolepoäng inom administration.Du har fler års servicearbete bakom dig, meriterande om erfarenhet av kontors- eller receptionsansvar.Då rollen även innefattar budgetansvar krävs att du lätt kan sätta dig in i siffror och detaljer och är van att upprätta och följa ekonomiska riktlinjer.Du är van att uttrycka dig obehindrat på engelska och svenska i både tal och skrift.Vidare har du god datavana och erfarenhet av att arbeta med Office-paketet.Vi ser att rätt person kan erbjudas möjligheter till större ansvarsområden däribland utökat personal- och budgetansvar.Är du den vi söker som vill ha ett utmanande arbete och en viktig nyckelroll i ett modernt och framgångsrikt företag är du varmt välkommen med din ansökan och CV via nedanstående länk snarast möjligt, dock senast den 13 augusti 2010.Urvalsprocessen kommer att ske löpande.