Svarsgruppsspecialist sökes till Kontaktcenter

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden såsom löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet, rekryteringsstöd, fastighets- och lokalfrågor samt växelfunktion. Serviceförvaltningen har ca 300 medarbetare och har sin huvudsakliga lokalisering i Globenområdet.

Kontaktcenter ska göra det lättare att vara stockholmare. Kontaktcenter ger information, vägledning och tar emot synpunkter. Vi lotsar till e-tjänster och stadens hemsida och är en viktig informationskanal för stadens verksamhet. Kontaktcenter tillhör organisatoriskt Serviceförvaltningen och vi finns i fräscha lokaler i Husby centrum.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu en svarsgruppspecialist för svarsgruppen Förskola. Du är placerad vid Kontaktcenter (KC) på Serviceförvaltningen och enheten barn och ungdom.

Arbetet innebär att ge service med hög tillgänglighet i huvudsak via telefon, e-post och webb till Stockholms stads medborgare. Arbetet innebär även att registrera och besvara alla, till Kontaktcenter, inkommande ärenden i ett ärendesystem. Du är kontaktperson gentemot uppdragsgivare och ansvarar för att eskalera frågor till uppdragsgivare.

Utöver detta ingår det i rollen som svarsgruppspecialist att ha ett nära samarbete med enhetschef, uppdragsgivare och kollegor för att fastställa, utveckla och uppdatera rutiner inom uppdraget. Du informerar externa uppdragsgivare om KC´s uppdrag och processer samt för dialog med uppdragsgivare gällande information som är viktig för svarsgruppen. Du ansvarar även för att internt sprida information i lämpliga forum kring nyheter inom ditt område och ansvarar för att hitta information som saknas i svarsgruppen.

Du arbetar proaktivt för att säkerställa att gruppen möter deadlines i frågor som rör sista ansökningsdag, utskick mm samt utbildar kontinuerligt nya kollegor och vid behov ordnar repetitionstillfällen för erfarna kollegor.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som drivs av samhällsengagemang och vill leverera hög service till Stockholms stads medborgare. Du ska ha en mycket välutvecklad servicekänsla och en god vilja att med hög tillgänglighet lösa inkommande frågor.

Vi söker dig som har:
- Pedagogisk utbildning inom skola, förskola eller motsvarande
- Erfarenhet av att arbeta med förskolefrågor på administrativ nivå, exempelvis som köhandläggare
- Minst ett års erfarenhet av att arbeta med kundservice
- Erfarenhet av att registrera ärenden i ett ärendehanteringssystem.
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet samt grundläggande förståelse för IT-system
- Goda kunskaper i svenska och engelska såväl muntligt som skriftligt

Meriterande:
- Erfarenhet av handläggning i BoSko
- Språkkunskaper i finska, somaliska och arabiska

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekryteringsprocess. Vi söker dig som brinner för service och har ett genuint samhällsintresse. Som person är du ansvarstagande, självständig och lösningsorienterad och trivs i en miljö där du självständigt får driva frågor och processer vidare. Du har ett strukturerat arbetssätt och är duktig på att organisera information, hålla deadlines, planera arbete i förväg och prioritera på ett effektivt sätt samt förmåga att med kort varsel kunna ställa om och prioritera utifrån verksamhetens nya behov. Då det i rollen krävs att du kommunicerar såväl internt som externt ser vi att du trivs med att prata inför grupp och har förmåga att bemöta alla olika aktörer utifrån varje enskild situation samt skapa och underhålla goda relationer. Givetvis bör du även kunna uttrycka dig väl i skrift.


Varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.