Två dokumentcontrollers

Två dokumentcontrollers till teamet för Dokument, resurs och administration i Visby alternativt Stockholm

Regeringen fattade 2004 beslut om omlokalisering av 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland.Omlokaliseringen avslutades i juni 2008.Den verksamhet som omlokaliserats är löne- och ekonomiadministration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering, samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv- och dokumentfunktion.

Detta administrativa team som benämns DAR (dokument, administration och resurs), ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland.Team DAR tillhör avdelningen för IT och intern service (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm.Inom avdelningen ingår ytterligare tre team, ett team för stöd och service och två IT-team.Avdelningen har ca 70 medarbetare.

Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.

Sida genomförde under hösten 2008 en omorganisation.Under 2010-2011 pågår ett fortsatt omfattande förändringsarbete.Under samma tid pågår ett arbete på Sida med att byta IT-plattform inkluderat verksamhetsledningssystem.

Arbetsuppgifter

Enklare dokumentcontroller- och registratoruppgifter:

.Ta emot inskannade brev, handlingar och mail
.Klassificera, bedöma och se till att rätt grunduppgifter/metadata om handling registreras i det elektroniska ärende- och dokumenteringssystemet
.Kvalitetssäkra grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc

Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Utbildning
.Minst 3-årig gymnasieutbildning

Kompetens och arbetslivserfarenhet
.Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
.Stor noggrannhet och hög serviceambition
.Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
.Goda kunskaper i svenska och engelska
.Goda IT-kunskaper
.God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
.Mycket god förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
.God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
.Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation

Meriter

.Stor erfarenhet från arbete som dokumentcontroller eller registrator
.Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
.Goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet E-doc
.Akademisk registratorsutbildning
.Läsa och förstå ryska
.Läsa och förstå spanska
.Läsa och förstå franska

Övrigt

Placering i Visby alternativt Stockholm.

Befattningarna är säkerhetsklassade vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.

Tillsätts med extern sökande under förutsättning att ingen person med tillsvidareanställning vid Sida blir placerad på befattningen.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 24/10.


Sida välkomnar alla sökande.