Utbildningshandläggare för vikariat

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.




Nu söker vi en ansvarstagande och serviceinriktad handläggare som trivs med studentkontakt.

Tjänsten är ett vikariat som vi hoppas kan starta igång under maj 2021 och pågår till mars 2022. Tjänsten är placerad på Utbildningskansliet på Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad, KTH.

Utbildningskansliet ansvarar för civilingenjörsutbildningen inom skolan och dess kandidat-, högskole-, magister- och flertalet masterutbildningar samt forskarutbildningen. Du blir en del av ett ambitiöst och målmedvetet team om 18 personer, varav en kansliansvarig och en gruppchef.

Tjänsten erbjuder dig en anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid. Du kommer få engagerade och ambitiösa kollegor, samt blir en del av en kreativ, internationell och en dynamisk arbetsmiljö med stora kontaktnät.

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH här: https://www.kth.se/om/work-at-kth/kth-your-future-workplace-1.49050

Arbetsuppgifter
I rollen som utbildningshandläggare kommer du bland annat fungera som studievägledare mot våra studenter och ge dem rådgivande stöd samt information om våra program. Du kommer inrätta individuella studieplaner, handlägga och förbereda beslut samt tillgodoräknanden åt grundutbildningsansvarig, utbildningsadministrativt funktionsansvarig och programansvarig.

Det förekommer även andra vanligt förekommande administrativa och handläggande arbetsuppgifter som att följa upp studieresultatet i Ladok och NyA, ta fram statistik, arkivering av handlingar samt stödja utbildningskansliet och fakulteten i administrativa frågor. Som handläggare har du tät kontakt med olika funktioner på våra institutioner och också med handläggare på andra skolor inom KTH. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleexamen inom relevant område. Du har god administrativ erfarenhet där det är meriterande med arbetslivserfarenhet inom administration från universitet eller högskola. Du har erfarenhet av att möta människor i ditt dagliga arbete, ge dem rådgivning och du kan, på ett tydligt sätt, nå ut med information och stöd. Du som söker har även god dator- och systemvana. Har du erfarenhet av de studieadministrativa systemen Ladok och NyA samt diarieföringssystemet W3D3, är det meriterande.

Som person har du en professionell inställning med hög servicenivå i såväl interna som externa kontakter. Du har lätt att kommunicera med olika funktioner, på både svenska och engelska. Det är extra meriterande om du kan fler språk utöver svenska och engelska, samt har erfarenheter från att arbeta med människor med varierande bakgrunder. Du är en person som uppskattar struktur, är självgående och tar gärna egna initiativ inom ramen av statlig verksamhet. Vidare ser vi att du är öppen i ditt bemötande, och fungerar väl i arbete som utförs självständigt och också i grupp. Det är en fördel om du uppskattar ett arbete som innebär många ärenden som pågår parallellt, och att du har förmågan att vara flexibel under
ärendenas gång.

Arbetet har naturliga toppar och dalar i samband med terminernas start och slut, vilket betyder att arbetsbelastningen varierar. Därför tror vi att du har goda strategier för hantering av varierande belastning i arbetet, samt har förmågan att samordna och strukturera upp dina arbetsuppgifter efter behov och efterfrågan. Det är av vikt att kunna se till verksamhetens behov i sin helhet.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter
Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på https://www.kth.se/om/work-at-kth/fackrepresentanter-1.500898. 

Ansökan
Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 
Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal - i upp till ca 11 mån, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt
Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering https://www.kth.se/om/work-at-kth/processing-of-personal-data-in-the-recruitment-process-1.823440.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.