VD-assistent

Group 4 Securicor är ett ledande internationellt säkerhetsföretag med verksamhet i drygt 100 länder världen över.Tjänster och produkter inom bevakning, larm och värdehantering ingår i Group 4 Securicor.Då vår VD-assistent kommer att vara föräldraledig från i mitten av September och ett år framåt behöver vi en vikarie under denna tid. Som VD-assistent kommer du huvudsakligen att assistera och ge support till VD och även i vissa fall till ledningsgrupp/styrelse för G4S Security Services.Detta innebär t ex mötesbokningar, produktion av presentationsmaterial, sammanställning av underlag till möten, telefonpassning, reseplanering, kontering fakturor, budgetarbete. I tjänsten ingår även följande arbetsuppgifter: - Deltagande i, förberedelser samt dokumentation av Styrelsemöten, Bolagsstämmor, Ledningsgruppsmöten och Bevakningsråd.- Medlem i Webråd som är en beslutande funktion för officiell hemsida och intranät.Dessutom lokal webredaktör med eget ansvar för uppdatering av ett antal egna sidor på intranätet.[ - Ansvar för och uppdatering av företagets resepolicy, kontaktperson gentemot resebyrå, kryssningsbolag m.m. - Ansvar för G4S webshop för profilprodukter & giveaways.[ - Visst stöd till Informationschef i form av korrekturläsning och utskick.[ - Vice ordförande i IT kriskommunikationsgrupp.- Administrativa uppgifter som t ex hantering av företagskort, beställningar, databaser i Lotus Notes, kontering av fakturor i systemet Baltzar, översättningar engelska/svenska, registrering & uppföljning av reklamationer till VD.- Ansvarig för firandet av 25-årsjubilarerna.[ - Ansvarig för vissa registreringar och kontakter med myndigheter, såsom Länsstyrelsen och Bolagsverket.- Behjälplig till Marknadsavdelningen vid större möten för kunder och medarbetare.- Deltagande i olika projekt kan också förekomma. Tjänsten kräver viss erfarenhet av liknande arbete, mycket goda kunskaper i Office-paketet (främst Word och Powerpoint) samt mycket goda kunskaper i både svenska och engelska (både i tal & skrift då det förekommer översättningar & en hel del kommunikation med vårt huvudkontor i England.) Det är också en fördel om du har kunskaper i Lotus Notes, VPS, SAP & Baltzar. Lämplig kandidat för denna tjänst ska kunna arbeta självständigt, ha förmåga att ta egna initiativ, vara mycket serviceinriktad, ha god förmåga att samarbeta.Du måste också vara noggrann, utåtriktad, flexibel & stresstålig.