VD-assistent till Svenska Filminstitutet

Till Svenska Filminstitutet söker vi nu en erfaren och serviceinriktad VD-assistent som vill bidra till att VD och övrig ledning har de bästa förutsättningarna för att utföra Filminstitutets uppdrag.

Tjänsten innehåller en bredd av arbetsuppgifter men innebär i huvudsak att:


- Koordinera VD:s kort- och långsiktiga åtaganden

- Planera, prioritera och hantera VD:s kalender, intern och extern korrespondens för att säkerställa god servicenivå, framförhållning och effektivitet

- Ansvara för kallelser, samordning av underlag, protokoll, externa beställningar samt utskick i samband med styrelse- och ledningsgruppsmöten

- Förbereda och administrera externa besök som t ex branschråd

- Boka VD:s resor och vara huvudsaklig kontaktperson mot resebyrån för Filminstitutet

- Ansvara för diarieföring av VD:s ärenden

- Diverse administration för VD och övrig ledning

Vi söker dig som känner dig trygg i rollen som VD-assistent, Chefsstöd eller Executive Assistant, med minst fem års erfarenhet i liknande roll. Vi ser gärna att du verkat i flera olika verksamheter och branscher, gärna inom offentlig förvaltning. Du behärskar svenska och engelska i tal och skrift och har god vana vid de vanligaste digitala verktygen.

För den här rollen lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet. Du har god förmåga att strukturera ditt arbete, du är noggrann och mån om att leverera med hög kvalitet. Du har gott omdöme, kommunicerar professionellt och behåller lugnet i stressade situationer. Rollen kräver en mängd interna och externa kontakter och kräver exceptionell flexibilitet och samarbetsförmåga.

Vi erbjuder en varierad roll, i en av Sveriges mest spännande kulturorganisationer, där du får ta stort ansvar och arbeta nära Filminstitutets ledning. Du kommer att ha möjlighet att påverka och forma rollen utifrån dina styrkor.

Arbetsplatsen är i Filmhuset i Stockholm. Anställningen är en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas.

Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi vill bredda mångfalden i organisationen.

Välkommen med din ansökan med CV och personligt brev så snart som möjligt då urval sker löpande. Sista ansökningsdag är 14 maj. Rekryteringen har diarienummer SFI-2023-1363.

Rekryteringen utförs i samarbete med Maquire AB. Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Christina Fredriksson på Maquire, tel: 0702-715140.

Observera att i princip allt material som inkommer till Filminstitutet blir allmän handling och kan komma att begäras ut. Filminstitutet är skyldigt att lämna ut alla allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess.