VD-assistent/Administratör

Arbetsuppgifter Rollen som VD-assistent på Norstedts Juridik innebär flera ansvarsområden. Förutom traditionella sekreteraruppgifter till VD kommer du också att koordinera och administrera vår internkommunikation, utföra viss HR administration samt vara övergripande ansvarig för receptionen samt övrig kontorsservice. Bland dina arbetsuppgifter kan följande nämnas: Sekreterare till VD * Traditionella sekreteraruppgifter såsom att hålla koll på VD:s kalender, bevaka mailen, boka möten och resor, framställa presentationer och annan korrespondens etc. * Hantera bolagshandlingar, ha kontakt med styrelse och moderbolaget i Holland/USA. * Ordna chefs- och ledningskonferenser och sociala aktiviteter för personalen (en del tillsammans med HR). * Medverka i lednings- och styrelsemöten och skriva protokoll. Internkommunikation: Som koordinator för internkommunikationen skall du bevaka vad som händer i bolaget, samla in information, uppdatera och publicera information på intranätet. HR administration: Utbilda och vara stöd till anställda när det gäller hanteringen av vårt tids- och reseräkningssystem. Kontrollera och administrera reseräkningar. Även andra administrativa uppgifter inom HR området kan förekomma. Kontorsadministration: Förutom ovanstående så ingår även ansvar för andra service- och administrativa uppgifter inom vårt kontor. Det kan t ex vara inköp och beställningar från olika leverantörer. Du skall även vara övergripande ansvarig för bemanningen av receptionen. Receptionen hanterar all post- och kontorsservice. Din profil Vi söker dig som har flera års erfarenhet från liknande arbete i en internationell koncern. Du har viss erfarenhet från internkommunikation, både vad gäller att framställa intern information i enklare form och att uppdatera och publicera på webben/intranätet. Har du även tidigare erfarenhet från HR/Löneadministration är det en fördel. Eftersom befattningen innebär täta kontakter med andra bolag i koncernen är det ett krav att du behärskar både svenska och engelska på en hög nivå, skriftligt såväl som muntligt. Vidare är du van vid modern teknik och har goda kunskaper i Word, PowerPoint, Excel, Internet etc. Lämplig utbildningsnivå är gymnasium eller motsvarande med allmänna kunskaper i företagsekonomi. Vi söker dig som trivs med ett arbete som innebär att ha en hög servicenivå och samtidigt kunna hantera en mängd olika uppgifter samtidigt. Du måste kunna prioritera bland stort och smått och arbeta effektivt. Du kan agera självständigt samtidigt som du också är bra på att knyta kontakter och samarbeta. Det är också viktigt att du har ett proaktivt arbetssätt för att på bästa sätt underlätta för VD i hans arbete. Med tanke på din nyckelroll är det vidare mycket viktigt att du har integritet och känsla för sekretess. Minst lika viktigt är också att du är positiv & glad och vill vara med om att bidra till trivseln på arbetsplatsen. Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med 6 månaders provanställning. Tjänsten söker du via vår hemsida www.nj.se under Företaget/Lediga jobb. Vi tar inte emot ansökningar via e-post.