Verksamhetskoordinator/ administratör, FoU-ledningen på Karolinska Uni ...

Vi söker nu en verksamhetskoordinator/ administratör till avdelningen för utvecklingsstöd/ BioClinicum, FoU-ledningen, Karolinska Universitetssjukhuset.
Forsknings- och Utbildningsstaben (FoU-staben) är en av sjukhusets centrala staber vars uppdrag är att stötta den forskning och utbildning som bedrivs på sjukhuset. FoU-ledningen är stabens administrativa del och arbetar med både regionsgemensamma och sjukhusövergripande uppgifter och uppdrag samt organisatorisk samverkan med Karolinska Institutet.
FoU-ledningens avdelning för utvecklingsstöd arbetar med att effektivisera och utveckla hård och mjuk infrastruktur för den kliniska forskningen på sjukhuset, vi erbjuder stöd och service i olika typer av projekt för FoU. Inom avdelningens uppdrag ligger koordinering och utveckling av driften för sjukhusets nya forskningsbyggnad BioClinicum. BioClinicum utgör ett nav för den kliniska forskningen med närmare 100 forskargrupper under samma tak, och byggnaden är utformad för att öka integrationen mellan forskning, utbildning och vård.
Vi erbjuder
Vi erbjuder ett stimulerande och utvecklande arbete i en dynamisk och kunskapsintensiv organisation. Vi uppskattar och uppmuntrar nya arbetssätt och idéer för att kontinuerligt driva och arbeta med förbättringar.
Om tjänsten
Som verksamhetskoordinator/ administratör får du en mycket viktig och central roll hos avdelningen för utvecklingsstöd samt i arbetet med BioClinicum. Tjänsten som administratör hos oss anpassas utifrån verksamhetens behov och arbetet har därför stor variation och utvecklas kontinuerligt. Hos oss arbetar du både självständigt och i team, där du är med och stöttar i projektarbeten. Återkommande arbetsuppgifter ligger främst inom support, samordning och ärendehantering, exempelvis: Administration i IT-system:
-  Beställningar av eTjänstekort och dörraccess i Navet
-  Beställning av personposter i Elektroniska Katalogen (EK)
-  Beställning och fakturering i inköpssystemet Clockwork Koordinering och ärendehantering för BioClinicums funktionsbrevlåda Mötesplanering och samordning: sammankalla, ta fram agenda/presentationer, protokollföring med mera Arbete med diarieföring, dokumenthantering och arkivering Administrera och uppdatera register och kontaktlistor Översättning av textmaterial från svenska till engelska Stötta avdelningens kommunikationsarbete (webb, nyhetsbrev och event), främst gällande BioClinicum
Vi söker
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering. Vi söker dig som har stort intresse för administrativt arbete, är strukturerad och självgående. Du är en teamplayer och har lätt för att kommunicera, har en positiv framtoning och tålamod. Du är flexibel med god förmåga att hantera simultana ärenden och prioritera ditt arbete. Som person har du känsla för service och värdesätter en god arbetsmiljö.
Kvalifikationer
Vi söker dig som är: Utbildad inom administration eller har erfarenhet av liknande roll Har god datorvana samt goda kunskaper i Office 365 framför allt Word, Excel och Powerpoint Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska
Meriterande om du har: Erfarenhet av IT-systemen som Clockwork, Navet och EK Har tidigare arbetat på Karolinska Universitetssjukhuset eller inom en offentlig förvaltning med liknande arbetsuppgifter Erfarenhet av forsknings- och utbildningsfrågor Tidigare erfarenhet av engelska som arbetsspråk
Vid denna rekrytering tillämpar vi 6 månaders provanställning.
Varmt välkommen med din ansökan!
För att din ansökan ska vara komplett ska den innehålla:
1. CV
2. Personligt brev