Verksamhetsnära administratör/chefsstöd Bergsjöhöjd och Kallebäck

Socialförvaltningen Sydväst är en av fyra socialförvaltningar i Göteborgs Stad med runt 900 medarbetare. I stadsområdet Sydväst bor cirka 120 000 invånare och området stäcker sig från Billdal till Högsbohöjd och till södra skärgården. Förvaltningens uppdrag är att barn, unga och vuxna ska kunna leva ett tryggt och självständigt liv och att barn och unga har en rik fritid. Förvaltningen jobbar också för att stötta personer i hemlöshet till ett varaktigt boende. Genom samverkan med civilsamhälle, lokalt näringsliv och andra aktörer ska vi öka folkhälsan och tryggheten i området.

I socialförvaltningen Sydväst vill vi ta tillvara på engagemanget hos alla medarbetare. Hos oss kan du påverka både ditt eget jobb och andras liv.

ARBETSUPPGIFTER
Administratören är organiserad under gruppchef och har sin placering ute på enheten. Man arbetar i nära samarbete med arbetsledningen på plats och bidrar till dialog om hur arbetsuppgifter skall genomföras utifrån verksamhetens behov så effektivt som möjligt.

Administratörsrollen har varierande arbetsuppgifter och är en servicefunktion ute på enheten som stöttar chefer och medarbetare med administrativa uppgifter.

Tjänsten innefattar kontakter med samverkansparter, leverantörer och andra stödfunktioner inom- och utom förvaltningen för att kunna fullfölja olika arbetsuppgifter inom det egna ansvarsområdet.

Administratörer på båda boendena samverkar och täcker upp för varandra vid längre ledigheter.

KVALIFIKATIONER
Som administratör fungerar du som chefsstöd mot samtliga chefer i huset.
Administratören stöttar och är personalen behjälplig (i ett lärande) i att hantera Personec självservice och signalerar till chef när det finns ett större behov av kompetensutveckling än att bara vara behjälplig och visa för att personal ska kunna lägga in sina poster självständigt.

I rollen ingår ansvar:
- Att vara chefsstöd
- Time-Care administratör utifrån den överenskomna rollfördelningen
- Ansvarig för Telefoni och abonnemang
- Stötta chefen i att hantera leasingavtal
- Ansvar för kopieringsmaskiner/skrivare
- Stötta chefer att registrera och lägga in avtal i avtalsdatabasen
- Tillfälliga tidsbegränsade ansvarsområden och uppdrag kan tillkomma vid ex. verksamhetsförändringar.

I arbetsuppgifterna ingår beställningar, inköp, fakturahantering och löneadministration. rekryteringar, hantering av parkeringstillstånd, arkiv, bokningar av olika slag.

Vara chefen behjälplig med vikarietillsättning vid korttidsfrånvaro och säkerställa schemaplaneringen utifrån sin roll och funktion.
Ta emot sjukanmälan och kontrollera att frånvaro blir korrekt inlagt i systemet.

För att hantera arbetsuppgifterna för rollen använder administratören flera datasystem och behöver vara väl bekant med dessa : Outlook,
Proceedo, Personec , Treserva, Multiaccess/Time Care.

Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Göteborgs Stad är en av Sveriges största arbetsgivare. Vårt uppdrag är att skapa en bra vardag för Göteborgs invånare, besökare och företagare. Som i staden har du en trygg anställning med många karriärvägar där du får möjlighet till intressanta och meningsfulla arbetsuppgifter.
medarbetare
Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda, undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.