Vikarierande skolsekreterare sökes till Komvux Malmö

Ref: 20212390

Arbetsuppgifter
Komvux Malmö söker en driven skolsekreterare som vill vara med och utveckla administrationen på Komvux. Tjänsten är ett föräldrarvikariat på ett år med start enligt överenskommelse i december.

Som skolsekreterare hos oss ingår du i en större grupp av administratörer som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Teamet för administrativ service ansvarar för bland annat reception, medborgarservice, Sfi-anmälan,fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Den utlysta tjänsten finns i teamet som arbetar med administrativ service.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En del av arbetet sker löpande inom teamets ansvarsområden, främst inom administrativ service. Exempel på löpande arbetsuppgifter är hantering av besök, telefoni, mailhantering, registrering och handläggning av olika ärenden, i våra verksamhetssystem samt kontakt med elever, lärare och rektorer i frågor som rör utbildningsadministration. Du kommer utöver detta att ha ett övergripande ansvar för några ansvarsområden som förändras kontinuerligt, så du behöver uppskatta och ha förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsmoment.  I uppdraget ingår även utveckling, digitalisering och kvalitetssäkring av administrativa processer, både självständigt och tillsammans med övriga medlemmar i teamet. 

Kvalifikationer
Du har en för tjänsten relevant högskole- eller universitetsexamen om minst 180 högskolepoäng samt minst två års erfarenhet av en administrativ roll. Du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Det är ett krav att du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala och att du har erfarenhet av processledning. Vår verksamhet är komplex därför är det nödvändigt att du har förmåga att snabbt ta till dig stora mängder information och utifrån det planera, organisera, genomföra och följa upp ditt arbete.

Som person är du serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad, kan och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, från kvalificerade till enkla frågor. För att lyckas i rollen som skolsekreterare är det viktigt att du känner dig bekväm med datorn som främsta arbetsredskap men trivs även med många kontakter och har ett stort intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du tar stort självständigt ansvar för planering, genomförande, uppföljning och kvalitetssäkring av arbetet både inom egna ansvarsområdet och för verksamheten som helhet. 

Då du ingår i ett större sammanhang tillsammans med administratörer inom vuxenutbildningsområdet vill vi att du har ett positivt förhållningssätt samt ett stort intresse av att samarbeta med andra för helhetens bästa. Vi tar stor hänsyn till att dina yrkesmässiga och personliga kompetenser kompletterar övrig personal i teamet.

Tjänsten förutsätter att du har god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan om du vill bli en del av Komvux Malmö!

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!

Vill du veta mer om oss? Besök: malmo.se/Komvux-Malmo


Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta ovan nämnda kontaktpersoner.